Penggunaan Tenaga Kerja Asing atau TKA di Indonesia tidak dapat dilakukan secara sembarangan. Perusahaan yang ingin mempekerjakan TKA perlu memahami aturan, syarat, dokumen, batas jabatan, jangka waktu, kewajiban tenaga kerja pendamping, hingga pengesahan Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing atau RPTKA.
Salah satu dasar hukum penting yang mengatur hal tersebut adalah PP Nomor 34 Tahun 2021 tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing. Aturan ini menjadi rujukan utama bagi pemberi kerja yang ingin menggunakan tenaga ahli asing di Indonesia, sekaligus menjadi dasar pengawasan agar penggunaan TKA tetap memperhatikan kepentingan tenaga kerja Indonesia.
Artikel ini membahas PP 34/2021, khususnya mengenai RPTKA, mulai dari pengertian, pihak yang wajib memiliki RPTKA, dokumen permohonan, data calon TKA, proses verifikasi, DKPTKA, perpanjangan, perubahan, kewajiban pendamping TKA, hingga checklist kepatuhan untuk HR dan perusahaan. Pembahasan ini berkaitan dengan artikel BlogHRD tentang Tenaga Kerja Asing atau TKA, PP 34/2021 tentang Penggunaan TKA, dan penggunaan tenaga kerja asing.
Daftar Isi
Apa Itu PP 34/2021 tentang Penggunaan TKA?
PP 34/2021 adalah Peraturan Pemerintah yang mengatur penggunaan tenaga kerja asing di Indonesia. Secara umum, aturan ini mengatur siapa yang dapat menjadi pemberi kerja TKA, kewajiban pemberi kerja, larangan penggunaan TKA, RPTKA, DKPTKA, izin tinggal, pendidikan dan pelatihan bagi tenaga kerja pendamping, pelaporan, pembinaan, pengawasan, serta sanksi administratif.
Tujuan utama pengaturan penggunaan TKA adalah memastikan bahwa tenaga kerja asing hanya digunakan untuk jabatan tertentu dan waktu tertentu, terutama ketika keahlian tertentu belum tersedia atau belum mencukupi di pasar tenaga kerja Indonesia.
Dengan demikian, penggunaan TKA bukan hanya urusan administrasi imigrasi. Penggunaan TKA juga berkaitan dengan ketenagakerjaan, alih teknologi, alih keahlian, perlindungan tenaga kerja lokal, dan kepatuhan perusahaan.
Apa Itu RPTKA?
RPTKA adalah singkatan dari Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing. Dalam praktiknya, RPTKA merupakan dokumen rencana yang disusun oleh pemberi kerja TKA dan harus mendapatkan pengesahan dari Menteri Ketenagakerjaan atau pejabat yang ditunjuk.
RPTKA menjelaskan mengapa perusahaan membutuhkan TKA, jabatan apa yang akan diduduki TKA, berapa jumlah TKA yang akan digunakan, berapa lama TKA bekerja, di mana lokasi kerjanya, siapa tenaga kerja Indonesia pendampingnya, dan bagaimana rencana penyerapan tenaga kerja Indonesia.
Pengesahan RPTKA kemudian digunakan sebagai dasar atau rekomendasi untuk mendapatkan visa dan izin tinggal dalam rangka bekerja bagi TKA.
Mengapa RPTKA Penting?
RPTKA penting karena menjadi bukti bahwa penggunaan TKA sudah direncanakan, diajukan, diverifikasi, dan disahkan sesuai prosedur. Tanpa RPTKA yang sesuai ketentuan, perusahaan dapat dianggap melanggar aturan penggunaan TKA.
Bagi perusahaan, RPTKA membantu memastikan penggunaan TKA tidak menimbulkan risiko hukum. Bagi pemerintah, RPTKA membantu pengawasan tenaga kerja asing. Bagi tenaga kerja Indonesia, RPTKA memastikan adanya rencana pendampingan, transfer pengetahuan, dan penyerapan tenaga kerja lokal.
Topik ini juga berkaitan dengan pasar tenaga kerja di Indonesia, karakteristik tenaga kerja Indonesia, dan perbedaan tenaga kerja dan angkatan kerja.
Hal-Hal yang Diatur dalam PP 34/2021
Secara garis besar, PP 34/2021 mengatur beberapa hal penting terkait penggunaan TKA, yaitu:
- Syarat penggunaan TKA.
- Kewajiban dan larangan pemberi kerja TKA.
- Rencana Penggunaan Tenaga Kerja Asing atau RPTKA.
- Jabatan tertentu dan waktu tertentu untuk TKA.
- Dana Kompensasi Penggunaan Tenaga Kerja Asing atau DKPTKA.
- Visa dan izin tinggal bagi TKA.
- Pendidikan dan pelatihan bagi tenaga kerja pendamping TKA.
- Pendidikan dan pelatihan bahasa Indonesia bagi TKA.
- Pelaporan penggunaan TKA.
- Pembinaan dan pengawasan penggunaan TKA.
- Sanksi administratif bagi pelanggaran penggunaan TKA.
Dengan cakupan tersebut, perusahaan perlu melihat penggunaan TKA sebagai proses lintas fungsi. HR, legal, finance, operasional, dan manajemen perlu bekerja sama agar seluruh syarat terpenuhi.
Siapa yang Boleh Menjadi Pemberi Kerja TKA?
Tidak semua pihak dapat mempekerjakan TKA. Berdasarkan PP 34/2021, pemberi kerja TKA dapat berupa instansi pemerintah, kantor perwakilan asing, perusahaan swasta asing yang berusaha di Indonesia, badan hukum Indonesia, badan usaha asing yang terdaftar, lembaga sosial, lembaga keagamaan, lembaga pendidikan, lembaga kebudayaan, usaha jasa impresariat, dan badan usaha tertentu sepanjang diperbolehkan oleh undang-undang.
Namun, pemberi kerja orang perseorangan dilarang mempekerjakan TKA. Artinya, penggunaan TKA harus dilakukan oleh entitas yang memang memenuhi syarat sebagai pemberi kerja TKA, bukan oleh individu pribadi.
Bagi perusahaan, hal ini penting diperiksa sejak awal. Jangan sampai perusahaan sudah melakukan rekrutmen kandidat asing, tetapi entitas pemberi kerjanya tidak memenuhi syarat administratif.
Siapa yang Wajib Memiliki RPTKA?
Secara umum, pemberi kerja TKA wajib memiliki pengesahan RPTKA sebelum mempekerjakan TKA. RPTKA menjadi dasar legal penggunaan TKA untuk jabatan tertentu dan waktu tertentu.
Namun, PP 34/2021 juga mengatur pengecualian tertentu. Pengesahan RPTKA tidak berlaku bagi beberapa kategori, seperti direksi atau komisaris dengan kepemilikan saham tertentu atau pemegang saham sesuai ketentuan, pegawai diplomatik dan konsuler, serta TKA tertentu untuk kegiatan produksi yang terhenti karena keadaan darurat, vokasi, perusahaan rintisan berbasis teknologi, kunjungan bisnis, dan penelitian untuk jangka waktu tertentu.
Meski terdapat pengecualian, perusahaan tetap perlu berhati-hati. Pengecualian bukan berarti bebas tanpa prosedur sama sekali. Beberapa kategori tetap memerlukan penyampaian data, rekomendasi, visa, izin tinggal, atau ketentuan teknis lainnya sesuai aturan yang berlaku.
Jenis RPTKA yang Perlu Dipahami Perusahaan
Dalam praktik penggunaan TKA, terdapat beberapa jenis pengesahan RPTKA yang perlu dipahami. Pembagian ini membantu perusahaan memilih jalur permohonan yang sesuai dengan kebutuhan penggunaan TKA.
RPTKA untuk Pekerjaan Lebih dari 6 Bulan
Jenis ini digunakan ketika perusahaan membutuhkan TKA untuk bekerja dalam periode lebih dari 6 bulan. Biasanya digunakan untuk jabatan profesional, teknis, manajerial tertentu, atau posisi ahli yang memang dibutuhkan dalam operasional perusahaan.
RPTKA untuk Pekerjaan Sementara
RPTKA pekerjaan sementara digunakan untuk kebutuhan TKA dalam jangka waktu tertentu yang bersifat sementara. Contohnya dapat berkaitan dengan instalasi, audit, pelatihan, pekerjaan teknis tertentu, atau kegiatan yang tidak berlangsung permanen.
RPTKA Non-DKPTKA
RPTKA non-DKPTKA digunakan untuk kategori tertentu yang dikecualikan dari kewajiban pembayaran DKPTKA. Kategori ini harus diperiksa secara detail karena tidak semua TKA dapat masuk ke skema non-DKPTKA.
RPTKA Perpanjangan
RPTKA perpanjangan digunakan ketika masa penggunaan TKA akan diperpanjang. Perusahaan perlu memastikan pengajuan perpanjangan dilakukan sebelum masa berlaku sebelumnya berakhir agar tidak terjadi kekosongan administrasi.
RPTKA Perubahan
RPTKA perubahan digunakan jika terdapat perubahan data, seperti lokasi kerja, jabatan, jumlah TKA, jangka waktu, atau informasi lain yang berdampak pada pengesahan RPTKA sebelumnya.
Isi Minimal Permohonan Pengesahan RPTKA
Untuk mendapatkan pengesahan RPTKA, pemberi kerja TKA harus mengajukan permohonan secara daring kepada Menteri Ketenagakerjaan atau pejabat yang ditunjuk.
Permohonan pengesahan RPTKA paling sedikit memuat informasi berikut:
- Identitas pemberi kerja TKA.
- Alasan penggunaan TKA.
- Jabatan atau kedudukan TKA dalam struktur organisasi perusahaan.
- Jumlah TKA yang akan digunakan.
- Jangka waktu penggunaan TKA.
- Lokasi kerja TKA.
- Identitas tenaga kerja pendamping TKA.
- Rencana penyerapan tenaga kerja Indonesia setiap tahun.
Informasi tersebut penting karena pemerintah perlu mengetahui mengapa perusahaan membutuhkan TKA, bagaimana posisi TKA dalam organisasi, dan bagaimana rencana perusahaan untuk tetap mengembangkan tenaga kerja Indonesia.
Dokumen yang Dibutuhkan untuk Pengesahan RPTKA
Permohonan pengesahan RPTKA harus dilengkapi dengan dokumen pendukung. Dokumen ini menunjukkan legalitas pemberi kerja, status usaha, struktur organisasi, hubungan kerja, dan komitmen perusahaan dalam menggunakan TKA sesuai aturan.
Dokumen yang umumnya diperlukan antara lain:
- Surat permohonan.
- Nomor Induk Berusaha atau izin usaha pemberi kerja TKA.
- Akta dan keputusan pengesahan pendirian dan/atau perubahan dari instansi yang berwenang.
- Bukti wajib lapor ketenagakerjaan di perusahaan.
- Rancangan perjanjian kerja atau perjanjian lain.
- Bagan struktur organisasi perusahaan.
- Surat pernyataan penunjukan tenaga kerja pendamping TKA.
- Surat pernyataan untuk melaksanakan pendidikan dan pelatihan kerja bagi tenaga kerja Indonesia sesuai kualifikasi jabatan TKA.
- Surat pernyataan untuk memfasilitasi pendidikan dan pelatihan bahasa Indonesia kepada TKA.
Untuk hubungan kerja TKA, perusahaan juga perlu memahami bentuk perjanjian kerja yang digunakan. Pembaca dapat membaca artikel BlogHRD tentang perjanjian kerja, Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, dan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu.
Data Calon TKA yang Harus Disampaikan
Setelah data pemberi kerja disiapkan, perusahaan juga perlu menyampaikan data calon TKA. Data ini digunakan untuk memverifikasi identitas, jabatan, lokasi kerja, dan dasar penggunaan TKA.
Data calon TKA paling sedikit memuat:
- Identitas TKA.
- Jabatan TKA.
- Jangka waktu bekerja TKA.
- Lokasi kerja TKA.
- Penetapan kode dan lokasi domisili TKA.
Selain data tersebut, pemberi kerja TKA juga perlu melampirkan dokumen calon TKA, seperti:
- Ijazah pendidikan.
- Sertifikat kompetensi atau bukti pengalaman kerja.
- Perjanjian kerja atau perjanjian lain.
- Surat keterangan penunjukan tenaga kerja pendamping TKA.
- Surat pernyataan sebagai penjamin TKA.
- Rekening koran atau tabungan TKA atau pemberi kerja TKA.
Dokumen calon TKA perlu disiapkan dengan rapi karena kesalahan identitas, jabatan, lokasi kerja, atau masa kerja dapat menghambat proses verifikasi.
Alur Pengesahan RPTKA Secara Umum
Proses pengesahan RPTKA dilakukan secara daring melalui sistem pelayanan penggunaan TKA. Secara umum, alurnya dapat digambarkan sebagai berikut:
- Perusahaan menyiapkan legalitas pemberi kerja TKA.
- Perusahaan menentukan kebutuhan jabatan TKA.
- Perusahaan menunjuk tenaga kerja pendamping TKA.
- Perusahaan menyiapkan rencana pendidikan dan pelatihan bagi tenaga kerja pendamping.
- Perusahaan mengajukan permohonan pengesahan RPTKA secara daring.
- Perusahaan melampirkan dokumen pemberi kerja dan dokumen calon TKA.
- Data dan dokumen diverifikasi oleh Menteri atau pejabat yang ditunjuk.
- Jika data lengkap dan benar, perusahaan membayar DKPTKA jika wajib.
- Setelah pembayaran DKPTKA dilakukan, pengesahan RPTKA diterbitkan.
- Pengesahan RPTKA digunakan untuk proses visa dan izin tinggal dalam rangka bekerja.
Proses ini harus dikelola dengan cermat. HR tidak boleh hanya menyerahkan seluruhnya kepada pihak eksternal tanpa memahami substansi kewajiban perusahaan, karena tanggung jawab tetap berada pada pemberi kerja TKA.
Berapa Lama Verifikasi Data Calon TKA?
Berdasarkan ketentuan dalam PP 34/2021, data calon TKA dan dokumen pendukung diverifikasi oleh Menteri atau pejabat yang ditunjuk. Dalam naskah aturan, verifikasi dilakukan dalam jangka waktu tertentu setelah data dan dokumen disampaikan.
Dalam praktiknya, kelengkapan dan kesesuaian dokumen sangat menentukan kelancaran proses. Jika dokumen tidak lengkap, tidak sesuai, atau terdapat perbedaan data, perusahaan dapat diminta melengkapi atau mengajukan kembali sesuai ketentuan sistem.
Karena itu, perusahaan perlu membuat checklist internal sebelum pengajuan RPTKA agar proses tidak terhambat oleh kesalahan administratif sederhana.
Apa Itu DKPTKA?
DKPTKA adalah Dana Kompensasi Penggunaan Tenaga Kerja Asing. DKPTKA dibayarkan oleh pemberi kerja TKA sebagai kompensasi atas penggunaan tenaga kerja asing di Indonesia.
Permenaker 8/2021 mengatur bahwa pemberi kerja TKA yang mempekerjakan TKA wajib membayar DKPTKA sebesar US$100 per jabatan per orang per bulan sebagai PNBP atau pendapatan daerah berupa retribusi daerah. :contentReference[oaicite:2]{index=2}
Pembayaran DKPTKA dapat menjadi penerimaan negara bukan pajak atau pendapatan daerah berupa retribusi daerah, tergantung jenis pengesahan dan lokasi kerja TKA. Untuk RPTKA perpanjangan di wilayah tertentu, pungutan dapat menjadi kewenangan daerah sesuai ketentuan.
Apakah Semua TKA Wajib DKPTKA?
Tidak semua penggunaan TKA wajib membayar DKPTKA. Ada kategori tertentu yang dikecualikan dari pembayaran DKPTKA sesuai ketentuan. Namun, pengecualian ini harus dibuktikan dengan dasar yang jelas.
Perusahaan sebaiknya tidak menganggap semua TKA dapat menggunakan skema non-DKPTKA. Jika salah menafsirkan, perusahaan dapat terkena risiko administratif atau kewajiban pembayaran yang belum dipenuhi.
Hubungan RPTKA dengan Visa dan Izin Tinggal
Pengesahan RPTKA digunakan sebagai rekomendasi untuk mendapatkan visa dan izin tinggal dalam rangka bekerja bagi TKA. Artinya, proses ketenagakerjaan dan keimigrasian saling berkaitan.
Perusahaan tidak cukup hanya mengurus visa atau izin tinggal tanpa memperhatikan RPTKA jika jabatan dan penggunaan TKA tersebut memang mensyaratkan pengesahan RPTKA. Sebaliknya, pengesahan RPTKA juga perlu ditindaklanjuti dengan prosedur keimigrasian yang sesuai.
Karena itu, perusahaan biasanya perlu berkoordinasi antara HR, legal, immigration specialist, dan pihak manajemen agar proses penggunaan TKA tidak terputus di tengah jalan.
Jabatan Apa yang Boleh Diduduki TKA?
TKA hanya dapat dipekerjakan pada jabatan tertentu dan untuk waktu tertentu. Tidak semua jabatan boleh diisi oleh tenaga kerja asing.
PP 34/2021 juga melarang pemberi kerja TKA mempekerjakan TKA pada jabatan yang mengurusi personalia. Larangan ini penting karena fungsi personalia berkaitan dengan pengelolaan tenaga kerja, hubungan industrial, dan kebijakan SDM di perusahaan.
Dalam praktik HR, perusahaan perlu memastikan jabatan TKA sesuai dengan daftar jabatan yang diperbolehkan dan tidak masuk kategori yang dilarang. Jika ada perubahan jabatan, perusahaan perlu memeriksa apakah perubahan tersebut membutuhkan perubahan pengesahan RPTKA.
Topik ini berkaitan dengan struktur dan skala upah, ketentuan PKWT dan jenis pekerjaannya, serta jenis pekerjaan dan durasi maksimal kontrak PKWT.
Kewajiban Tenaga Kerja Pendamping TKA
Salah satu prinsip penting dalam penggunaan TKA adalah adanya alih teknologi dan alih keahlian kepada tenaga kerja Indonesia. Karena itu, pemberi kerja TKA wajib menunjuk tenaga kerja pendamping TKA.
Tenaga kerja pendamping TKA adalah pekerja Indonesia yang ditunjuk untuk mendampingi TKA selama bekerja di Indonesia. Tujuannya agar pengetahuan, keterampilan, metode kerja, dan pengalaman TKA dapat ditransfer kepada tenaga kerja lokal.
Kewajiban ini tidak boleh dianggap formalitas. Dalam audit atau pengawasan, perusahaan dapat diminta menunjukkan bukti penunjukan pendamping, rencana pelatihan, pelaksanaan pelatihan, dan perkembangan kompetensi tenaga kerja pendamping.
Untuk pengembangan kompetensi pekerja lokal, pembaca dapat membaca artikel pentingnya pelatihan kerja, metode pelatihan kerja, dan lembaga pelatihan kerja.
Pendidikan dan Pelatihan Bahasa Indonesia bagi TKA
Pemberi kerja TKA juga memiliki kewajiban memfasilitasi pendidikan dan pelatihan bahasa Indonesia kepada TKA. Kewajiban ini bertujuan membantu TKA beradaptasi dengan lingkungan kerja dan komunikasi di Indonesia.
Dalam praktiknya, pelatihan bahasa Indonesia dapat membantu komunikasi dengan pekerja lokal, mengurangi risiko salah paham, dan mendukung proses alih teknologi. Perusahaan sebaiknya mendokumentasikan program ini dengan baik, misalnya melalui jadwal pelatihan, daftar hadir, materi, dan bukti pelaksanaan.
Rencana Penyerapan Tenaga Kerja Indonesia
Dalam permohonan RPTKA, pemberi kerja juga perlu menyampaikan rencana penyerapan tenaga kerja Indonesia setiap tahun. Ini menunjukkan bahwa penggunaan TKA tidak dimaksudkan untuk menggantikan tenaga kerja Indonesia secara tidak wajar.
Rencana penyerapan tenaga kerja Indonesia dapat mencakup kebutuhan jabatan lokal, rencana rekrutmen, pelatihan, promosi internal, atau pengembangan kompetensi agar pekerja Indonesia dapat mengambil peran yang lebih besar di masa depan.
Untuk konteks rekrutmen dan pengembangan SDM, pembaca dapat membaca artikel rekrutmen, cara membuat iklan lowongan kerja, dan tahapan pelatihan dan pengembangan SDM.
Perpanjangan dan Perubahan RPTKA
RPTKA tidak hanya diajukan pada awal penggunaan TKA. Dalam kondisi tertentu, perusahaan perlu mengajukan perpanjangan atau perubahan pengesahan RPTKA.
Perpanjangan RPTKA
Perpanjangan RPTKA diperlukan jika perusahaan masih membutuhkan TKA setelah masa pengesahan sebelumnya akan berakhir. Pengajuan perpanjangan sebaiknya dilakukan sebelum masa berlaku habis agar tidak terjadi pelanggaran administrasi.
Perubahan RPTKA
Perubahan RPTKA diperlukan jika terdapat perubahan data penting, seperti jabatan TKA, lokasi kerja, jangka waktu, jumlah TKA, atau data lain yang memengaruhi pengesahan sebelumnya.
HR perlu membuat kalender kepatuhan agar masa berlaku RPTKA, visa, izin tinggal, dan perjanjian kerja TKA tidak terlewat. Kesalahan kecil dalam tanggal dapat menimbulkan risiko administratif yang besar.
Kewajiban Pelaporan Pemberi Kerja TKA
Pemberi kerja TKA wajib menyampaikan laporan terkait penggunaan TKA. Pelaporan ini dapat mencakup pelaksanaan penggunaan TKA, pendidikan dan pelatihan tenaga kerja pendamping, serta data lain yang diminta sesuai ketentuan.
Pelaporan membantu pemerintah melakukan pembinaan dan pengawasan. Bagi perusahaan, pelaporan juga menjadi bukti bahwa penggunaan TKA dilakukan secara tertib dan sesuai aturan.
Dalam praktiknya, HR perlu menyimpan dokumen berikut:
- Pengesahan RPTKA.
- Bukti pembayaran DKPTKA jika wajib.
- Data TKA dan dokumen pendukung.
- Perjanjian kerja atau perjanjian lain.
- Dokumen tenaga kerja pendamping TKA.
- Bukti pelaksanaan pendidikan dan pelatihan.
- Bukti pelatihan bahasa Indonesia.
- Laporan penggunaan TKA.
- Dokumen visa dan izin tinggal.
- Bukti pelaporan kepada instansi terkait.
Sanksi Jika Melanggar Aturan Penggunaan TKA
Perusahaan yang melanggar aturan penggunaan TKA dapat dikenakan sanksi administratif. Bentuk sanksi dapat berbeda tergantung jenis pelanggaran, misalnya tidak memiliki pengesahan RPTKA, tidak membayar DKPTKA, tidak menunjuk tenaga kerja pendamping, tidak melaksanakan pelatihan, atau tidak memenuhi kewajiban pelaporan.
Sanksi administratif dapat berupa teguran, penghentian sementara proses permohonan, denda, pencabutan pengesahan RPTKA, atau sanksi lain sesuai ketentuan.
Untuk memahami konteks sanksi ketenagakerjaan, pembaca dapat membaca artikel sanksi administratif pelanggaran aturan ketenagakerjaan dan peraturan ketenagakerjaan di Indonesia.
Hubungan RPTKA dengan Pajak dan Payroll TKA
Penggunaan TKA juga berkaitan dengan pajak dan payroll. TKA yang bekerja di Indonesia dapat memiliki kewajiban pajak sesuai status, lama tinggal, penghasilan, dan ketentuan perpajakan yang berlaku.
Perusahaan perlu memastikan komponen gaji, benefit, tunjangan, pajak, dan jaminan sosial dikelola dengan benar. Kesalahan payroll untuk TKA dapat berdampak pada kepatuhan pajak perusahaan dan pekerja asing tersebut.
Untuk pembahasan terkait, pembaca dapat membaca artikel pajak orang asing, perhitungan PPh 21 karyawan asing, contoh slip gaji karyawan, BPJS Ketenagakerjaan, dan BPJS Kesehatan.
Checklist Pengajuan RPTKA untuk HR dan Perusahaan
Berikut checklist praktis sebelum perusahaan mengajukan pengesahan RPTKA:
- Pastikan pemberi kerja memenuhi syarat sebagai pemberi kerja TKA.
- Pastikan jabatan TKA termasuk jabatan yang diperbolehkan.
- Pastikan jabatan TKA bukan jabatan yang mengurusi personalia.
- Pastikan alasan penggunaan TKA jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.
- Pastikan jangka waktu penggunaan TKA sudah ditentukan.
- Pastikan lokasi kerja TKA sesuai kebutuhan sebenarnya.
- Siapkan NIB atau izin usaha.
- Siapkan akta dan pengesahan badan usaha.
- Siapkan bukti wajib lapor ketenagakerjaan.
- Siapkan rancangan perjanjian kerja atau perjanjian lain.
- Siapkan bagan struktur organisasi.
- Tunjuk tenaga kerja pendamping TKA.
- Siapkan rencana pendidikan dan pelatihan tenaga kerja pendamping.
- Siapkan rencana pelatihan bahasa Indonesia bagi TKA.
- Siapkan data calon TKA dan dokumen pendukung.
- Pastikan pembayaran DKPTKA dilakukan jika wajib.
- Catat masa berlaku RPTKA, visa, izin tinggal, dan kontrak kerja.
- Siapkan sistem pelaporan dan arsip dokumen.
Kesalahan Umum dalam Penggunaan TKA
1. Mengurus Visa tetapi Mengabaikan RPTKA
Penggunaan TKA tidak cukup hanya dilihat dari sisi keimigrasian. Jika jabatan dan penggunaan TKA mensyaratkan pengesahan RPTKA, perusahaan wajib memenuhi ketentuan ketenagakerjaan.
2. Menganggap Semua TKA Bebas RPTKA
Memang ada kategori yang tidak diberlakukan pengesahan RPTKA, tetapi pengecualian tersebut terbatas. Perusahaan perlu memastikan kategori pengecualian sesuai aturan, bukan berdasarkan asumsi.
3. Tidak Menunjuk Tenaga Kerja Pendamping
Tenaga kerja pendamping bukan formalitas. Perusahaan perlu benar-benar menunjuk pekerja Indonesia dan menjalankan program alih teknologi atau alih keahlian.
4. Tidak Membayar DKPTKA
Jika TKA termasuk kategori yang wajib membayar DKPTKA, perusahaan harus membayar sesuai ketentuan. Kelalaian pembayaran dapat menimbulkan sanksi administratif.
5. Jabatan Tidak Sesuai RPTKA
TKA harus bekerja sesuai jabatan, lokasi, dan jangka waktu yang disahkan. Jika ada perubahan, perusahaan perlu mengurus perubahan RPTKA.
6. Tidak Mengarsipkan Dokumen
Dokumen RPTKA, DKPTKA, perjanjian kerja, visa, izin tinggal, dan pelaporan harus disimpan dengan baik. Dokumen ini dapat dibutuhkan saat audit, pengawasan, atau pemeriksaan.
Tips HR dalam Mengelola TKA
Buat Kalender Kepatuhan
Catat masa berlaku RPTKA, izin tinggal, kontrak kerja, DKPTKA, dan jadwal pelaporan. Jangan menunggu dokumen hampir habis masa berlakunya untuk mulai mengurus perpanjangan.
Libatkan Legal dan Finance sejak Awal
Penggunaan TKA tidak hanya urusan HR. Legal perlu memastikan kepatuhan hukum, sementara finance perlu mengelola DKPTKA, payroll, pajak, dan biaya terkait.
Pastikan Ada Transfer Knowledge
Rencana pendampingan TKA harus dijalankan. Buat program pelatihan, dokumentasikan materi, dan ukur perkembangan tenaga kerja pendamping.
Periksa Jabatan dan Lokasi Kerja
Pastikan TKA bekerja sesuai jabatan dan lokasi yang disahkan. Jika ada perubahan proyek atau lokasi, periksa apakah perlu perubahan RPTKA.
Jangan Mengabaikan Bahasa dan Budaya Kerja
Pelatihan bahasa Indonesia dan orientasi budaya kerja dapat membantu TKA beradaptasi, sekaligus mengurangi risiko miskomunikasi dengan tim lokal.
Kesimpulan
PP 34/2021 mengatur penggunaan Tenaga Kerja Asing di Indonesia secara lebih tertib, mulai dari syarat pemberi kerja, jabatan dan waktu tertentu, RPTKA, DKPTKA, izin tinggal, tenaga kerja pendamping, pelatihan, pelaporan, pembinaan, pengawasan, hingga sanksi administratif.
RPTKA menjadi dokumen penting bagi perusahaan yang ingin mempekerjakan TKA. Untuk mendapatkan pengesahan RPTKA, pemberi kerja perlu mengajukan permohonan secara daring, melampirkan dokumen legalitas perusahaan, menjelaskan alasan penggunaan TKA, menyampaikan jabatan dan jangka waktu kerja, menunjuk tenaga kerja pendamping, serta menyiapkan rencana penyerapan tenaga kerja Indonesia.
Perusahaan juga perlu memahami DKPTKA, kewajiban pelatihan bagi tenaga kerja pendamping, pendidikan bahasa Indonesia bagi TKA, serta hubungan RPTKA dengan visa dan izin tinggal. Dengan pengelolaan yang rapi, penggunaan TKA dapat dilakukan secara legal, transparan, dan tetap mendukung pengembangan tenaga kerja Indonesia.
Referensi External
- JDIH BPK – PP Nomor 34 Tahun 2021 tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing
- JDIH Kemnaker – PP Nomor 34 Tahun 2021 tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing
- Peraturan.go.id – PP Nomor 34 Tahun 2021 tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing
- JDIH Kemnaker – Permenaker Nomor 8 Tahun 2021 tentang Peraturan Pelaksanaan PP 34/2021
- JDIH BPK – Permenaker Nomor 8 Tahun 2021 tentang Pelaksanaan Penggunaan TKA
- JDIH Kemnaker – Salinan Permenaker Nomor 8 Tahun 2021
- JDIH Kemnaker – SE Menaker M/8/HK.04/VI/2021 tentang Retribusi DKPTKA
- TKA Online Kemnaker – Sistem Online Pelayanan Penggunaan TKA
- JDIH Kemnaker – Kumpulan Regulasi Penggunaan Tenaga Kerja Asing
- OSS – PP Nomor 34 Tahun 2021 tentang Penggunaan Tenaga Kerja Asing
