Apakah Boleh Ijazah Ditahan Perusahaan? Begini Aturan Hukum Yang Ada

Pertanyaan apakah boleh ijazah ditahan perusahaan sering muncul dalam proses rekrutmen dan hubungan kerja. Praktik ini biasanya dilakukan dengan alasan agar karyawan tidak mudah resign, tidak melanggar kontrak, atau sebagai bentuk jaminan kerja. Namun, dari sisi hukum ketenagakerjaan dan perlindungan hak pekerja, penahanan ijazah asli bukan hal yang bisa dilakukan sembarangan.

Ijazah adalah dokumen pribadi yang sangat penting bagi pekerja. Dokumen ini dibutuhkan untuk melamar pekerjaan, melanjutkan pendidikan, mengikuti seleksi tertentu, mengurus administrasi profesional, hingga membuktikan kualifikasi pendidikan. Jika ijazah asli ditahan perusahaan, ruang gerak pekerja bisa menjadi terbatas.

Perkembangan terbaru juga perlu diperhatikan. Kementerian Ketenagakerjaan telah menerbitkan Surat Edaran Menteri Ketenagakerjaan Nomor M/5/HK.04.00/V/2025 tentang Larangan Penahanan Ijazah dan/atau Dokumen Pribadi Milik Pekerja/Buruh oleh Pemberi Kerja. Artinya, perusahaan perlu semakin berhati-hati dan tidak menjadikan ijazah atau dokumen pribadi pekerja sebagai jaminan kerja.

Untuk memahami lebih lengkap, berikut penjelasan mengenai aturan hukum ijazah ditahan perusahaan, dasar perjanjian kerja, risiko bagi pekerja dan perusahaan, serta alternatif yang lebih aman untuk mengurangi turnover karyawan tanpa menahan dokumen asli.

Apa Itu Penahanan Ijazah oleh Perusahaan?

Penahanan ijazah oleh perusahaan adalah praktik ketika pemberi kerja meminta, menyimpan, atau menahan ijazah asli milik calon karyawan atau karyawan selama masa kerja tertentu. Biasanya, penahanan ini dilakukan sebagai syarat diterima bekerja, syarat mengikuti ikatan dinas, atau jaminan agar karyawan tidak mengundurkan diri sebelum masa kontrak selesai.

Dalam banyak kasus, calon karyawan diminta menandatangani perjanjian yang menyatakan bahwa ijazah asli akan disimpan perusahaan. Jika karyawan resign sebelum waktu yang ditentukan, perusahaan dapat mengenakan penalti atau menolak mengembalikan ijazah sampai pekerja memenuhi kewajiban tertentu.

Masalahnya, posisi tawar calon karyawan sering kali tidak seimbang. Banyak pencari kerja, terutama fresh graduate, menerima syarat tersebut karena takut kehilangan kesempatan kerja. Padahal, perjanjian kerja seharusnya dibuat berdasarkan kesepakatan yang bebas, sadar, dan tanpa paksaan.

Untuk memahami dasar hubungan kerja, HR dan pekerja dapat membaca pembahasan tentang perjanjian kerja, peraturan undang-undang tentang perjanjian kerja, serta Perjanjian Kerja Waktu Tertentu atau PKWT.

Mengapa Perusahaan Menahan Ijazah Karyawan?

Walaupun semakin banyak dikritik, praktik penahanan ijazah masih ditemukan di beberapa perusahaan. Biasanya, perusahaan memiliki alasan tertentu, antara lain:

1. Mengurangi turnover karyawan

Alasan paling umum adalah mengurangi keluar-masuk karyawan. Perusahaan merasa proses rekrutmen, seleksi, onboarding, dan pelatihan membutuhkan biaya serta waktu. Jika karyawan baru cepat resign, perusahaan merasa dirugikan karena harus mencari pengganti dari awal.

Namun, menahan ijazah bukan solusi ideal untuk mengatasi turnover. Turnover lebih tepat diatasi dengan proses rekrutmen yang baik, kompensasi yang kompetitif, lingkungan kerja yang sehat, jenjang karier yang jelas, dan manajemen karyawan yang profesional.

Perusahaan dapat membaca artikel cara membuat iklan lowongan pekerjaan, orientasi karyawan baru, dan manfaat pelatihan SDM untuk mengelola retensi secara lebih sehat.

2. Menjamin karyawan menyelesaikan masa kontrak

Perusahaan yang mempekerjakan karyawan kontrak sering merasa perlu memastikan pekerja menyelesaikan masa PKWT sampai akhir. Jika karyawan resign sebelum kontrak selesai, pekerjaan bisa terganggu.

Namun, untuk PKWT, ketentuan pengakhiran kontrak sebelum waktunya sudah dapat diatur dalam perjanjian kerja. Perusahaan tidak perlu menahan ijazah sebagai jaminan. Risiko pengakhiran kontrak dapat dikelola melalui klausul yang sah, proporsional, dan sesuai peraturan.

Referensi terkait dapat dilihat pada artikel karyawan resign saat masa kontrak masih berlaku, jenis pekerjaan dan durasi maksimal PKWT, dan ulasan lengkap PKWT.

3. Menjamin biaya pelatihan atau ikatan dinas

Dalam kondisi tertentu, perusahaan membiayai pelatihan, sertifikasi, pendidikan, atau program pengembangan karyawan. Karena biaya tersebut cukup besar, perusahaan ingin memastikan karyawan menyelesaikan masa ikatan dinas.

Namun, jika ada ikatan dinas, perusahaan sebaiknya membuat perjanjian tertulis yang jelas mengenai biaya pelatihan, durasi ikatan, kewajiban para pihak, mekanisme pengembalian biaya jika karyawan mengundurkan diri, serta ketentuan yang proporsional. Menahan ijazah asli bukan satu-satunya cara untuk melindungi kepentingan perusahaan.

4. Menganggap ijazah sebagai jaminan kepercayaan

Beberapa perusahaan meminta ijazah asli untuk pekerjaan yang berkaitan dengan uang, aset perusahaan, kendaraan, atau kepercayaan tinggi. Tujuannya agar karyawan tidak melakukan pelanggaran atau membawa kabur aset perusahaan.

Cara ini tetap bermasalah karena ijazah bukan instrumen jaminan kerja yang ideal. Risiko penyalahgunaan aset lebih baik dikelola melalui verifikasi latar belakang, SOP, pengawasan internal, audit, perjanjian tanggung jawab aset, dan sistem kontrol perusahaan.

Apakah Boleh Ijazah Ditahan Perusahaan?

Dalam perkembangan terbaru, perusahaan sebaiknya tidak menahan ijazah atau dokumen pribadi pekerja sebagai syarat kerja atau jaminan kerja. SE Menaker No. M/5/HK.04.00/V/2025 secara khusus menegaskan larangan penahanan ijazah dan/atau dokumen pribadi milik pekerja/buruh oleh pemberi kerja.

Artinya, perusahaan perlu mengubah praktik lama yang menjadikan ijazah asli sebagai “jaminan”. Jika perusahaan membutuhkan verifikasi pendidikan, perusahaan dapat meminta salinan ijazah, legalisasi, hasil verifikasi ke institusi pendidikan, atau menunjukkan ijazah asli hanya untuk pengecekan, lalu langsung mengembalikannya kepada pekerja.

Sebelum adanya surat edaran ini, praktik penahanan ijazah sering diperdebatkan karena tidak diatur secara eksplisit dalam UU Ketenagakerjaan. Beberapa pihak melihatnya sebagai bagian dari kebebasan berkontrak jika disepakati. Namun, kesepakatan tersebut tetap harus memenuhi syarat sah perjanjian dan tidak boleh dibuat dengan paksaan, tidak boleh merugikan pekerja secara tidak proporsional, serta tidak boleh bertentangan dengan hukum, ketertiban umum, atau kesusilaan.

Dengan adanya SE Menaker 2025, arah kebijakan menjadi lebih jelas: pemberi kerja dilarang mensyaratkan dan/atau menahan ijazah serta dokumen pribadi pekerja. Perusahaan sebaiknya tidak lagi menggunakan praktik ini sebagai alat untuk mengikat karyawan.

Dasar Hukum yang Perlu Dipahami

Untuk memahami persoalan ijazah ditahan perusahaan, ada beberapa dasar hukum yang relevan.

1. UU Ketenagakerjaan tentang perjanjian kerja

Dalam UU Ketenagakerjaan, perjanjian kerja harus dibuat atas dasar:

• Kesepakatan kedua belah pihak.
• Kemampuan atau kecakapan melakukan perbuatan hukum.
• Adanya pekerjaan yang diperjanjikan.
• Pekerjaan yang diperjanjikan tidak bertentangan dengan ketertiban umum, kesusilaan, dan peraturan perundang-undangan.

Jika perjanjian dibuat tanpa kesepakatan yang sah, perjanjian dapat dipersoalkan. Jika isi perjanjian bertentangan dengan hukum, ketertiban umum, atau kesusilaan, klausul tersebut dapat dianggap bermasalah.

2. KUH Perdata tentang syarat sah perjanjian

Dalam hukum perdata, syarat sah perjanjian meliputi kesepakatan para pihak, kecakapan para pihak, objek tertentu, dan sebab yang halal. Perjanjian juga tidak boleh dibuat karena kekhilafan, paksaan, atau penipuan.

Jika calon karyawan merasa terpaksa menyerahkan ijazah karena takut tidak diterima bekerja, maka aspek kesepakatan perlu diperhatikan. Kesepakatan yang sehat seharusnya tidak lahir dari tekanan yang membuat salah satu pihak tidak memiliki pilihan yang wajar.

3. SE Menaker No. M/5/HK.04.00/V/2025

Surat Edaran Menteri Ketenagakerjaan Nomor M/5/HK.04.00/V/2025 menjadi rujukan terbaru yang secara khusus membahas larangan penahanan ijazah dan/atau dokumen pribadi pekerja oleh pemberi kerja.

Surat edaran ini penting karena memberikan arahan kepada pemerintah daerah dan pemangku kepentingan ketenagakerjaan untuk mencegah praktik penahanan dokumen pribadi pekerja. Dengan adanya SE ini, perusahaan perlu meninjau ulang kebijakan rekrutmen, kontrak kerja, dan ikatan dinas yang masih menggunakan ijazah asli sebagai jaminan.

4. PP No. 35 Tahun 2021 tentang PKWT dan PHK

Untuk karyawan kontrak, pengakhiran hubungan kerja sebelum masa PKWT selesai memiliki konsekuensi yang sudah dapat diatur sesuai ketentuan. Dalam praktiknya, jika salah satu pihak mengakhiri PKWT sebelum jangka waktunya berakhir, dapat timbul kewajiban ganti rugi sesuai ketentuan yang berlaku.

Karena itu, perusahaan tidak perlu menggunakan penahanan ijazah sebagai alat paksa. Jika ingin melindungi kepentingan bisnis, perusahaan dapat membuat perjanjian kerja yang jelas, sah, dan sesuai aturan.

Apakah Kesepakatan Penahanan Ijazah Tetap Sah Jika Ditandatangani Karyawan?

Tidak semua dokumen yang ditandatangani otomatis aman secara hukum. Perusahaan dan pekerja perlu melihat isi perjanjiannya, proses penandatanganannya, serta apakah kesepakatan tersebut dibuat tanpa paksaan.

Jika perusahaan menempatkan penahanan ijazah sebagai syarat mutlak agar seseorang diterima bekerja, maka calon karyawan bisa berada dalam posisi tertekan. Apalagi jika ia sangat membutuhkan pekerjaan dan tidak memiliki ruang untuk menolak.

Selain itu, setelah adanya SE Menaker 2025, perusahaan sebaiknya tidak lagi membuat klausul yang mensyaratkan penahanan ijazah atau dokumen pribadi pekerja sebagai jaminan kerja. Jika tetap dilakukan, perusahaan berisiko menghadapi pengaduan, pemeriksaan ketenagakerjaan, gugatan perdata, atau persoalan hukum lain jika pekerja dirugikan.

Dalam hubungan kerja yang sehat, perusahaan seharusnya cukup menyimpan salinan dokumen untuk keperluan administrasi, bukan menahan dokumen asli milik pekerja.

Dokumen Apa Saja yang Tidak Sebaiknya Ditahan Perusahaan?

Selain ijazah, ada beberapa dokumen pribadi lain yang sebaiknya tidak ditahan oleh perusahaan sebagai jaminan kerja. Dokumen tersebut antara lain:

• Ijazah asli.
• Transkrip nilai asli.
• KTP asli.
• Kartu Keluarga asli.
• Akta kelahiran asli.
• Paspor asli.
• Buku nikah asli.
• Sertifikat kompetensi asli.
• Surat kendaraan pribadi.
• Dokumen pribadi lain yang melekat pada identitas pekerja.

Untuk kebutuhan administrasi HR, perusahaan cukup meminta fotokopi, dokumen digital, legalisasi, atau meminta pekerja menunjukkan dokumen asli untuk verifikasi singkat. Setelah diverifikasi, dokumen asli sebaiknya langsung dikembalikan.

Pengelolaan dokumen karyawan juga dapat dilakukan melalui sistem yang lebih aman, misalnya Human Resource Information System atau HRIS dan software HRD.

Risiko Jika Perusahaan Menahan Ijazah Karyawan

Menahan ijazah pekerja dapat menimbulkan risiko bagi perusahaan. Risiko ini bukan hanya soal hukum, tetapi juga reputasi, hubungan kerja, dan kepercayaan karyawan.

1. Berpotensi dianggap merugikan pekerja

Ijazah dibutuhkan pekerja untuk banyak kepentingan. Jika perusahaan menahannya, pekerja bisa kesulitan melamar pekerjaan baru, mengikuti seleksi, mengurus administrasi pendidikan, atau membuktikan kualifikasi profesional.

2. Berisiko menjadi objek pengaduan ketenagakerjaan

Pekerja yang merasa dirugikan dapat mengajukan pengaduan kepada pengawas ketenagakerjaan atau Dinas Ketenagakerjaan setempat. Jika perusahaan masih menahan dokumen setelah diminta mengembalikan, konflik dapat berkembang menjadi persoalan hukum yang lebih serius.

3. Merusak employer branding

Perusahaan yang dikenal menahan ijazah pekerja dapat mendapat reputasi negatif di pasar tenaga kerja. Calon kandidat berkualitas mungkin enggan melamar karena merasa kebijakan tersebut tidak aman.

Untuk membangun reputasi rekrutmen yang lebih baik, perusahaan dapat memperbaiki proses dari awal, misalnya melalui iklan lowongan yang jelas, proses seleksi transparan, dan onboarding yang baik. Referensi terkait dapat dibaca pada artikel membuat iklan lowongan pekerjaan dan orientasi karyawan baru.

4. Meningkatkan ketidakpercayaan karyawan

Hubungan kerja yang dimulai dengan penahanan dokumen pribadi dapat menciptakan rasa tidak percaya. Karyawan bisa merasa perusahaan tidak menghargai kebebasan karier dan hak pribadi mereka.

5. Berisiko jika dokumen hilang atau rusak

Jika perusahaan menahan ijazah lalu dokumen tersebut hilang, rusak, terbakar, terkena banjir, atau disalahgunakan, perusahaan dapat dimintai pertanggungjawaban. Ijazah asli bukan dokumen yang mudah diganti, sehingga kerugian pekerja bisa besar.

Risiko bagi Karyawan Jika Menyerahkan Ijazah Asli

Dari sisi pekerja, menyerahkan ijazah asli kepada perusahaan juga memiliki banyak risiko. Karena itu, calon karyawan perlu berhati-hati sebelum menerima syarat tersebut.

1. Sulit melamar pekerjaan baru

Banyak proses seleksi membutuhkan ijazah asli untuk verifikasi. Jika ijazah ditahan perusahaan lama, karyawan bisa kehilangan kesempatan kerja baru.

2. Kesulitan mengurus pendidikan lanjutan

Jika karyawan ingin melanjutkan studi, mendaftar beasiswa, atau mengikuti sertifikasi tertentu, ijazah asli bisa dibutuhkan. Penahanan ijazah dapat menghambat rencana pendidikan.

3. Posisi tawar menjadi lemah

Karyawan yang ijazahnya ditahan cenderung merasa sulit resign, meskipun lingkungan kerja tidak sehat, upah tidak sesuai, atau terjadi pelanggaran hak.

4. Terancam penalti yang tidak proporsional

Beberapa perusahaan mencantumkan penalti besar jika karyawan resign sebelum waktu tertentu. Jika penalti tidak proporsional dan tidak memiliki dasar biaya yang jelas, klausul tersebut dapat menimbulkan sengketa.

5. Dokumen pribadi berisiko hilang atau disalahgunakan

Ijazah asli adalah dokumen penting. Jika disimpan pihak lain dalam jangka panjang, pekerja tidak selalu tahu bagaimana keamanan dokumen tersebut dijaga.

Bagaimana Jika Perusahaan Hanya Meminta Ijazah untuk Verifikasi?

Meminta ijazah untuk verifikasi berbeda dengan menahan ijazah. Dalam proses rekrutmen, perusahaan boleh melakukan verifikasi pendidikan calon karyawan. Namun, proses verifikasi sebaiknya tidak dilakukan dengan menyimpan ijazah asli dalam jangka panjang.

Praktik yang lebih aman adalah:

• Meminta fotokopi ijazah dan transkrip nilai.
• Meminta dokumen legalisir jika diperlukan.
• Meminta kandidat menunjukkan ijazah asli saat interview atau onboarding.
• Mencocokkan data pendidikan dengan institusi terkait jika diperlukan.
• Mengembalikan dokumen asli segera setelah verifikasi selesai.

Dengan cara ini, perusahaan tetap dapat memastikan keaslian data kandidat tanpa membatasi hak pekerja atas dokumen pribadinya.

Alternatif Perusahaan Selain Menahan Ijazah

Jika tujuan perusahaan adalah mengurangi turnover atau memastikan karyawan bertanggung jawab, ada banyak alternatif yang lebih tepat daripada menahan ijazah.

1. Buat perjanjian kerja yang jelas

Perjanjian kerja harus menjelaskan jabatan, masa kerja, upah, hak dan kewajiban, prosedur resign, konsekuensi pengakhiran kontrak, serta ketentuan lain yang relevan. Perjanjian yang jelas lebih kuat daripada menahan dokumen pribadi.

Perusahaan dapat mengacu pada artikel Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu atau PKWTT dan aturan PKWT.

2. Terapkan probation dengan benar untuk karyawan tetap

Jika perusahaan ingin menilai kecocokan karyawan sebelum diangkat tetap, gunakan masa percobaan sesuai ketentuan untuk PKWTT. Jangan menahan ijazah sebagai alat evaluasi.

Referensi terkait dapat dilihat pada artikel peraturan masa percobaan karyawan baru dan aturan masa probation dalam perjanjian kerja.

3. Gunakan klausul ikatan dinas yang proporsional

Jika perusahaan membiayai pelatihan atau pendidikan mahal, perusahaan dapat membuat perjanjian ikatan dinas. Namun, klausulnya harus proporsional, menjelaskan biaya riil, masa ikatan, konsekuensi jika resign, dan mekanisme penyelesaian kewajiban.

4. Perbaiki proses rekrutmen

Turnover tinggi bisa terjadi karena proses rekrutmen tidak tepat. Misalnya kandidat tidak memahami pekerjaan, ekspektasi gaji tidak selaras, budaya kerja tidak dijelaskan, atau deskripsi pekerjaan tidak sesuai kenyataan.

Untuk mengurangi risiko tersebut, perusahaan dapat memperbaiki proses seleksi, wawancara, job description, dan komunikasi sejak awal.

5. Bangun lingkungan kerja yang sehat

Karyawan lebih mungkin bertahan jika perusahaan memiliki budaya kerja yang sehat, atasan yang baik, sistem kerja jelas, kompensasi adil, dan peluang berkembang.

Untuk mengelola performa dan pengembangan karyawan, perusahaan dapat membaca artikel penilaian evaluasi kinerja karyawan, KPI atau Key Performance Indicator, dan pelatihan SDM.

6. Gunakan sistem administrasi HR yang rapi

Perusahaan tidak perlu menahan dokumen asli untuk menjaga administrasi. Data karyawan dapat disimpan secara digital melalui HRIS dengan pengaturan akses yang aman.

Selain data dokumen, HRIS juga dapat membantu mengelola absensi karyawan, cuti online, dan software payroll.

Bagaimana Jika Ijazah Sudah Terlanjur Ditahan Perusahaan?

Jika ijazah sudah terlanjur ditahan perusahaan, karyawan dapat mengambil langkah bertahap. Tujuannya adalah menyelesaikan masalah secara rapi dan memiliki bukti yang cukup jika perlu mengajukan pengaduan.

1. Periksa kembali perjanjian kerja

Baca kembali isi perjanjian kerja, surat pernyataan, atau dokumen lain yang pernah ditandatangani. Periksa apakah ada klausul penahanan ijazah, durasi penahanan, alasan penahanan, dan mekanisme pengembalian.

2. Minta pengembalian secara tertulis

Ajukan permintaan pengembalian ijazah secara tertulis kepada HR atau manajemen. Gunakan bahasa yang profesional dan simpan bukti komunikasi.

3. Minta berita acara pengembalian dokumen

Jika perusahaan bersedia mengembalikan ijazah, pastikan ada berita acara atau tanda terima pengembalian dokumen. Dokumen ini penting sebagai bukti bahwa ijazah sudah kembali dalam kondisi baik.

4. Jika resign, selesaikan kewajiban kerja secara tertib

Jika karyawan masih memiliki kewajiban seperti notice period, handover pekerjaan, pengembalian aset perusahaan, atau penyelesaian administrasi, lakukan dengan tertib. Hal ini membantu mengurangi alasan perusahaan untuk menunda pengembalian dokumen.

Untuk memahami proses resign, baca artikel perbedaan proses resign dan PHK serta hak pekerja yang mengundurkan diri.

5. Ajukan pengaduan jika perusahaan tetap menahan

Jika perusahaan tetap menahan ijazah tanpa alasan yang sah atau meminta tebusan yang tidak jelas, pekerja dapat menghubungi Dinas Ketenagakerjaan setempat atau pengawas ketenagakerjaan untuk meminta bantuan.

Contoh Surat Permintaan Pengembalian Ijazah

Berikut contoh format sederhana yang dapat digunakan karyawan untuk meminta pengembalian ijazah asli.

Perihal: Permohonan Pengembalian Ijazah Asli

Yth. Bapak/Ibu HRD [Nama Perusahaan],

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

• Nama: [Nama Karyawan]
• Jabatan: [Jabatan]
• Departemen: [Departemen]
• Nomor Induk Karyawan: [NIK Karyawan]

Dengan ini saya mengajukan permohonan pengembalian ijazah asli atas nama saya yang saat ini masih disimpan oleh perusahaan. Ijazah tersebut merupakan dokumen pribadi yang saya perlukan untuk kebutuhan administrasi dan pengembangan karier.

Saya bersedia menyelesaikan kewajiban administrasi yang masih berjalan sesuai ketentuan perusahaan. Mohon agar proses pengembalian ijazah dapat dilakukan dengan berita acara atau tanda terima pengembalian dokumen.

Demikian permohonan ini saya sampaikan. Atas perhatian dan kerja samanya, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

[Nama Karyawan]

Checklist untuk Jobseeker agar Tidak Terjebak Penahanan Ijazah

Bagi pencari kerja, terutama fresh graduate, penting untuk lebih teliti sebelum menandatangani kontrak kerja. Berikut checklist yang dapat digunakan:

• Baca seluruh isi perjanjian kerja sebelum menandatangani.
• Periksa apakah ada klausul penahanan ijazah atau dokumen pribadi.
• Tanyakan alasan perusahaan meminta ijazah asli.
• Tanyakan berapa lama dokumen akan disimpan.
• Tanyakan mekanisme pengembalian dokumen.
• Jangan menyerahkan ijazah asli tanpa tanda terima tertulis.
• Mintalah alternatif berupa fotokopi legalisir atau verifikasi dokumen asli di tempat.
• Periksa apakah ada penalti resign yang tidak proporsional.
• Pastikan hak dan kewajiban tertulis dengan jelas.
• Simpan salinan seluruh dokumen yang ditandatangani.
• Jangan ragu menolak jika syarat kerja terasa merugikan.

Checklist untuk HR agar Tidak Melanggar Hak Pekerja

Dari sisi perusahaan, HR perlu memastikan kebijakan rekrutmen dan administrasi karyawan tidak bertentangan dengan arahan terbaru terkait larangan penahanan dokumen pribadi pekerja.

• Hapus syarat penahanan ijazah dari proses rekrutmen.
• Perbarui template perjanjian kerja yang masih mencantumkan penahanan ijazah.
• Gunakan salinan dokumen atau dokumen legalisir untuk administrasi.
• Jika perlu verifikasi, cukup lihat dokumen asli dan langsung kembalikan.
• Buat SOP verifikasi dokumen pendidikan.
• Gunakan perjanjian kerja yang jelas untuk mengatur masa kontrak dan kewajiban kerja.
• Gunakan perjanjian ikatan dinas yang proporsional jika perusahaan membiayai pelatihan.
• Simpan data karyawan secara aman di sistem HR.
• Batasi akses dokumen pribadi hanya untuk pihak yang berwenang.
• Bangun strategi retensi tanpa menahan dokumen pribadi.

Contoh Klausul yang Lebih Aman untuk Verifikasi Ijazah

Daripada menahan ijazah asli, perusahaan dapat menggunakan klausul verifikasi dokumen yang lebih aman. Contohnya:

“Karyawan menyatakan bahwa seluruh data pendidikan, pengalaman kerja, dan dokumen pendukung yang disampaikan kepada perusahaan adalah benar. Perusahaan berhak melakukan verifikasi atas dokumen tersebut kepada pihak yang berwenang. Karyawan dapat diminta menunjukkan dokumen asli untuk kepentingan verifikasi, dan dokumen asli akan dikembalikan setelah proses verifikasi selesai.”

Klausul seperti ini lebih proporsional karena perusahaan tetap dapat memeriksa keaslian dokumen tanpa menyimpan ijazah asli milik karyawan dalam jangka panjang.

Contoh Klausul Ikatan Dinas yang Lebih Proporsional

Jika perusahaan membiayai pelatihan atau sertifikasi tertentu, klausul ikatan dinas dapat dibuat secara lebih jelas. Contohnya:

“Perusahaan membiayai pelatihan/sertifikasi [nama program] untuk karyawan dengan nilai biaya sebesar [nominal]. Sebagai konsekuensi atas pembiayaan tersebut, karyawan bersedia menjalani masa ikatan dinas selama [durasi] sejak pelatihan/sertifikasi selesai. Apabila karyawan mengundurkan diri sebelum masa ikatan dinas berakhir, maka karyawan wajib mengganti biaya pelatihan secara proporsional berdasarkan sisa masa ikatan dinas. Ketentuan ini tidak mensyaratkan penahanan ijazah atau dokumen pribadi milik karyawan.”

Dengan klausul tersebut, perusahaan memiliki dasar perlindungan atas biaya pelatihan, tetapi tetap menghormati hak pekerja atas dokumen pribadinya.

Hubungan Penahanan Ijazah dengan Resign dan Penalti

Penahanan ijazah sering dikaitkan dengan penalti resign. Perusahaan biasanya ingin mencegah karyawan berhenti sebelum kontrak selesai. Namun, penalti resign harus memiliki dasar yang jelas dan tidak boleh digunakan secara sewenang-wenang.

Untuk karyawan PKWT, jika salah satu pihak mengakhiri hubungan kerja sebelum masa kontrak berakhir, dapat timbul konsekuensi sesuai ketentuan perjanjian kerja dan peraturan ketenagakerjaan. Namun, konsekuensi tersebut tidak berarti perusahaan boleh menahan ijazah sebagai alat tekanan.

Untuk karyawan tetap atau PKWTT, pengunduran diri memiliki prosedur tersendiri. Perusahaan tetap tidak boleh menghalangi karyawan resign dengan menahan dokumen pribadi.

Jika perusahaan ingin mengatur resign dengan tertib, gunakan kebijakan notice period, handover, pengembalian aset, dan final settlement. Jangan memakai ijazah sebagai jaminan.

Hubungan Penahanan Ijazah dengan Perlindungan Data Pribadi

Ijazah mengandung data pribadi seperti nama lengkap, tempat tanggal lahir, nomor ijazah, nama institusi pendidikan, program studi, dan informasi akademik. Karena itu, penyimpanan ijazah atau salinan ijazah perlu dilakukan dengan aman.

Jika perusahaan menyimpan dokumen karyawan, perusahaan perlu memastikan dokumen tersebut hanya digunakan untuk tujuan administrasi yang sah. Aksesnya harus dibatasi, penyimpanannya harus aman, dan penggunaannya tidak boleh melebihi kebutuhan yang disepakati.

Dalam konteks modern, pengelolaan dokumen karyawan sebaiknya dilakukan melalui sistem HR yang memiliki kontrol akses. Hal ini lebih aman daripada menyimpan dokumen fisik tanpa SOP yang jelas.

Pertanyaan yang Sering Muncul tentang Ijazah Ditahan Perusahaan

Apakah perusahaan boleh menahan ijazah asli karyawan?

Dengan adanya SE Menaker No. M/5/HK.04.00/V/2025, pemberi kerja dilarang mensyaratkan dan/atau menahan ijazah serta dokumen pribadi pekerja. Perusahaan sebaiknya tidak menjadikan ijazah asli sebagai jaminan kerja.

Apakah perusahaan boleh meminta ijazah asli untuk verifikasi?

Perusahaan dapat meminta pekerja menunjukkan ijazah asli untuk verifikasi. Namun, setelah proses verifikasi selesai, ijazah asli sebaiknya langsung dikembalikan kepada pekerja.

Apakah tanda tangan perjanjian penahanan ijazah membuat praktik itu otomatis sah?

Tidak otomatis. Perjanjian harus dibuat secara sah, tanpa paksaan, proporsional, dan tidak bertentangan dengan ketentuan hukum. Setelah adanya surat edaran terbaru, perusahaan sebaiknya tidak lagi membuat klausul penahanan ijazah sebagai syarat kerja.

Bagaimana jika ijazah sudah terlanjur ditahan?

Karyawan dapat meminta pengembalian secara tertulis kepada HR atau manajemen. Jika perusahaan tetap menahan tanpa dasar yang jelas, karyawan dapat meminta bantuan Dinas Ketenagakerjaan atau pengawas ketenagakerjaan setempat.

Apakah perusahaan boleh menahan ijazah karena karyawan belum menyelesaikan kontrak?

Perusahaan tidak sebaiknya menahan ijazah untuk memaksa karyawan menyelesaikan kontrak. Jika ada masalah pengakhiran kontrak, penyelesaiannya harus mengikuti perjanjian kerja dan ketentuan ketenagakerjaan, bukan dengan menahan dokumen pribadi.

Apakah perusahaan boleh menahan ijazah karena membiayai pelatihan?

Jika perusahaan membiayai pelatihan, perusahaan dapat membuat perjanjian ikatan dinas yang sah dan proporsional. Namun, penahanan ijazah tetap bukan cara yang disarankan. Lebih baik gunakan perjanjian tertulis mengenai penggantian biaya secara proporsional jika karyawan mengundurkan diri sebelum masa ikatan selesai.

Apakah ijazah yang hilang saat ditahan perusahaan bisa dituntut?

Jika perusahaan menyimpan ijazah lalu dokumen tersebut hilang atau rusak, pekerja dapat meminta pertanggungjawaban. Karena itu, perusahaan sebaiknya tidak menyimpan dokumen asli pekerja dalam jangka panjang.

Kesimpulan

Perusahaan tidak sebaiknya menahan ijazah asli atau dokumen pribadi karyawan sebagai syarat kerja maupun jaminan agar karyawan tidak resign. Perkembangan terbaru melalui SE Menaker No. M/5/HK.04.00/V/2025 menegaskan larangan penahanan ijazah dan/atau dokumen pribadi milik pekerja oleh pemberi kerja.

Jika perusahaan membutuhkan verifikasi pendidikan, perusahaan cukup meminta salinan dokumen, legalisasi, atau menunjukkan ijazah asli untuk diperiksa secara langsung, lalu mengembalikannya kepada pekerja. Menyimpan ijazah asli dalam jangka panjang dapat merugikan pekerja dan menimbulkan risiko hukum bagi perusahaan.

Dari sisi pekerja, jangan terburu-buru menyerahkan ijazah asli hanya karena ingin diterima bekerja. Baca perjanjian kerja dengan teliti, tanyakan alasan penahanan dokumen, minta alternatif verifikasi, dan simpan seluruh bukti komunikasi.

Dari sisi perusahaan, masalah turnover, pelanggaran kontrak, atau biaya pelatihan sebaiknya diatasi melalui perjanjian kerja yang jelas, ikatan dinas yang proporsional, proses rekrutmen yang baik, budaya kerja yang sehat, dan sistem HR yang rapi. Dengan cara ini, perusahaan tetap dapat melindungi kepentingan bisnis tanpa mengorbankan hak pekerja atas dokumen pribadinya.

Referensi External

• JDIH Kemnaker – Surat Edaran Menteri Ketenagakerjaan Nomor M/5/HK.04.00/V/2025 tentang Larangan Penahanan Ijazah dan/atau Dokumen Pribadi Milik Pekerja/Buruh oleh Pemberi Kerja
• JDIH Kemnaker – PDF SE Menaker No. M/5/HK.04.00/V/2025
• Kemnaker – Larangan Penahanan Ijazah dan Dokumen Pribadi Pekerja/Buruh
• JDIH BPK – UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
• JDIH BPK – Kitab Undang-Undang Hukum Perdata
• JDIH BPK – PP No. 35 Tahun 2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan PHK
• Hukumonline – Penahanan Ijazah Pekerja sebagai Perbuatan Melawan Hukum
• Hukumonline – Upaya Hukum Jika Perusahaan Menghilangkan Ijazah Karyawan