Perbedaan Perhitungan Tunjangan Tetap dan Tidak Tetap dalam Penggajian Karyawan

Dalam proses penggajian karyawan, perusahaan tidak hanya perlu menghitung gaji pokok. Ada berbagai komponen lain yang juga harus diperhatikan, seperti tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, uang lembur, bonus, THR, potongan PPh 21, iuran BPJS, hingga potongan lain yang diatur dalam kebijakan perusahaan.

Salah satu hal yang sering membingungkan HR dan karyawan adalah perbedaan antara tunjangan tetap dan tunjangan tidak tetap. Sekilas, keduanya sama-sama merupakan tambahan penghasilan di luar gaji pokok. Namun, dalam praktik payroll, keduanya memiliki perlakuan yang berbeda.

Perbedaan ini penting karena tunjangan tetap dapat memengaruhi dasar penghitungan beberapa hak karyawan, seperti upah minimum, THR, lembur, pesangon, BPJS, dan komponen payroll lainnya. Sementara tunjangan tidak tetap biasanya bergantung pada kondisi tertentu, seperti kehadiran, hari masuk kerja, perjalanan dinas, target, atau kebijakan khusus perusahaan.

Karena itu, perusahaan perlu memahami perbedaan tunjangan tetap dan tidak tetap agar perhitungan gaji lebih akurat, transparan, dan sesuai dengan aturan pengupahan yang berlaku.

Apa Itu Tunjangan dalam Penggajian Karyawan?

Tunjangan adalah tambahan penghasilan atau benefit yang diberikan perusahaan kepada karyawan di luar gaji pokok. Bentuk tunjangan dapat berupa uang, fasilitas, atau manfaat tertentu yang diberikan berdasarkan jabatan, status keluarga, kehadiran, lokasi kerja, risiko pekerjaan, atau kebijakan perusahaan.

Dalam praktik HR, tunjangan biasanya diberikan untuk membantu kesejahteraan karyawan, meningkatkan motivasi kerja, mendukung kebutuhan operasional, atau memberikan kompensasi atas kondisi tertentu yang melekat pada pekerjaan.

Beberapa contoh tunjangan yang umum diberikan perusahaan antara lain:

• Tunjangan jabatan.
• Tunjangan keluarga.
• Tunjangan anak.
• Tunjangan makan.
• Tunjangan transportasi.
• Tunjangan komunikasi.
• Tunjangan kehadiran.
• Tunjangan perumahan.
• Tunjangan daerah.
• Tunjangan risiko kerja.
• Tunjangan kesehatan.
• Tunjangan shift.

Untuk memahami jenis-jenis tunjangan secara lebih luas, perusahaan dapat membaca artikel macam dan jenis tunjangan kerja,/”>macam dan jenis tunjangan kerja, ragam jenis tunjangan karyawan selain THR, dan undang-undang ketenagakerjaan tentang tunjangan pegawai.

Komponen Upah dalam Sistem Penggajian

Sebelum membahas perbedaan tunjangan tetap dan tidak tetap, perusahaan perlu memahami komponen upah dalam sistem penggajian.

Berdasarkan ketentuan pengupahan, upah dapat terdiri dari beberapa susunan komponen, yaitu:

• Upah tanpa tunjangan.
• Upah pokok dan tunjangan tetap.
• Upah pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap.
• Upah pokok dan tunjangan tidak tetap.

Dalam praktik perusahaan, susunan yang paling sering digunakan adalah gaji pokok ditambah tunjangan tetap, atau gaji pokok ditambah tunjangan tetap dan tunjangan tidak tetap.

Jika komponen upah terdiri dari gaji pokok dan tunjangan tetap, maka gaji pokok paling sedikit 75% dari jumlah gaji pokok dan tunjangan tetap. Ketentuan ini penting karena perusahaan tidak boleh membuat struktur upah dengan porsi tunjangan tetap terlalu besar sehingga gaji pokok menjadi terlalu kecil.

Untuk memahami komponen ini lebih dalam, HR dapat membaca artikel komponen gaji dalam sistem pengupahan, pengertian gaji pokok dan UMK, serta pengertian UMR, UMP, dan UMK di Indonesia.

Pengertian Tunjangan Tetap

Tunjangan tetap adalah pembayaran yang diberikan secara teratur kepada karyawan dan keluarganya, berkaitan dengan pekerjaan, serta dibayarkan dalam satuan waktu yang sama dengan pembayaran upah pokok.

Ciri utama tunjangan tetap adalah jumlah dan pemberiannya tidak bergantung pada kehadiran karyawan atau kondisi tertentu yang berubah-ubah. Jika karyawan tidak hadir karena cuti berbayar, sakit sesuai ketentuan, atau kondisi lain yang tidak menghilangkan hak upahnya, tunjangan tetap pada umumnya tetap dibayarkan sesuai kebijakan perusahaan.

Contoh tunjangan tetap antara lain:

• Tunjangan jabatan yang dibayarkan setiap bulan.
• Tunjangan keluarga.
• Tunjangan istri atau suami.
• Tunjangan anak.
• Tunjangan perumahan.
• Tunjangan daerah.
• Tunjangan kemahalan.
• Tunjangan transport yang diberikan tetap tanpa melihat kehadiran.
• Tunjangan makan yang diberikan tetap tanpa melihat jumlah hari masuk kerja.

Misalnya, perusahaan memberikan tunjangan jabatan Rp1.000.000 setiap bulan kepada supervisor. Tunjangan tersebut diberikan secara tetap karena jabatan karyawan, bukan karena jumlah hari hadir. Maka, tunjangan tersebut dapat dikategorikan sebagai tunjangan tetap.

Pengertian Tunjangan Tidak Tetap

Tunjangan tidak tetap adalah pembayaran yang diberikan secara tidak tetap kepada karyawan dan keluarganya, baik secara langsung maupun tidak langsung berkaitan dengan pekerjaan, dan biasanya dibayarkan menurut satuan waktu yang tidak sama dengan pembayaran upah pokok.

Ciri utama tunjangan tidak tetap adalah nilainya dapat berubah-ubah tergantung kondisi tertentu. Faktor yang sering memengaruhi tunjangan tidak tetap adalah kehadiran, jumlah hari kerja, jam kerja, target, perjalanan dinas, lokasi kerja, atau aktivitas tertentu.

Contoh tunjangan tidak tetap antara lain:

• Tunjangan makan berdasarkan jumlah hari hadir.
• Tunjangan transport berdasarkan kehadiran.
• Tunjangan kehadiran.
• Insentif yang bergantung pada pencapaian target.
• Tunjangan shift yang hanya diberikan saat karyawan menjalani shift tertentu.
• Uang perjalanan dinas berdasarkan penugasan.
• Uang harian proyek yang hanya diberikan saat karyawan bertugas di lokasi tertentu.

Misalnya, perusahaan memberikan uang makan Rp30.000 per hari hanya jika karyawan hadir bekerja. Jika karyawan tidak masuk kerja, uang makan tidak dibayarkan. Dalam kondisi ini, uang makan termasuk tunjangan tidak tetap karena bergantung pada kehadiran.

Data kehadiran sangat berpengaruh terhadap tunjangan tidak tetap. Karena itu, perusahaan perlu memiliki sistem pencatatan absensi yang rapi. Pembahasan terkait dapat dilihat pada artikel cara menghitung absensi karyawan dan contoh form absensi karyawan format Excel XLS.

Perbedaan Tunjangan Tetap dan Tidak Tetap

Perbedaan utama tunjangan tetap dan tidak tetap terletak pada sifat pembayaran, ketergantungan terhadap kehadiran, dan pengaruhnya terhadap komponen payroll lainnya.

Dari tabel tersebut, dapat disimpulkan bahwa nama tunjangan tidak selalu menentukan kategorinya. Tunjangan makan dan tunjangan transport bisa menjadi tunjangan tetap atau tidak tetap, tergantung cara pemberiannya.

Contoh Tunjangan Makan: Tetap atau Tidak Tetap?

Tunjangan makan adalah contoh paling umum yang sering membingungkan HR dan karyawan. Tunjangan makan dapat menjadi tunjangan tetap atau tunjangan tidak tetap tergantung kebijakan perusahaan.

Tunjangan makan sebagai tunjangan tetap

Jika perusahaan memberikan tunjangan makan Rp700.000 setiap bulan kepada karyawan tanpa memperhitungkan jumlah hari hadir, maka tunjangan makan tersebut dapat dikategorikan sebagai tunjangan tetap.

Contohnya:

• Karyawan hadir penuh: tunjangan makan Rp700.000.
• Karyawan mengambil cuti tahunan berbayar: tunjangan makan tetap Rp700.000.
• Karyawan tidak hadir karena sakit dengan surat dokter sesuai kebijakan: tunjangan makan tetap Rp700.000.

Dalam model ini, tunjangan makan tidak dikaitkan langsung dengan kehadiran harian.

Tunjangan makan sebagai tunjangan tidak tetap

Jika perusahaan memberikan uang makan Rp35.000 per hari hanya ketika karyawan hadir, maka tunjangan makan tersebut termasuk tunjangan tidak tetap.

Contohnya:

• Karyawan hadir 22 hari: 22 x Rp35.000 = Rp770.000.
• Karyawan hadir 18 hari: 18 x Rp35.000 = Rp630.000.
• Karyawan tidak hadir: tidak mendapat uang makan pada hari tersebut.

Dalam model ini, tunjangan makan berubah mengikuti jumlah hari hadir.

Contoh Tunjangan Transport: Tetap atau Tidak Tetap?

Sama seperti tunjangan makan, tunjangan transport juga dapat masuk kategori tetap atau tidak tetap.

Tunjangan transport sebagai tunjangan tetap

Jika perusahaan memberikan tunjangan transport Rp1.000.000 setiap bulan kepada karyawan tanpa melihat jumlah hari masuk kerja, maka tunjangan tersebut dapat dikategorikan sebagai tunjangan tetap.

Biasanya model ini digunakan untuk jabatan tertentu, lokasi kerja tertentu, atau kebijakan kompensasi yang memang menetapkan tunjangan transport sebagai bagian dari upah tetap.

Tunjangan transport sebagai tunjangan tidak tetap

Jika perusahaan memberikan uang transport Rp50.000 per hari hanya ketika karyawan hadir di kantor, maka tunjangan tersebut termasuk tunjangan tidak tetap.

Model ini sering digunakan perusahaan yang menerapkan sistem kerja harian, shift, atau hybrid, karena biaya transport dianggap muncul hanya ketika karyawan benar-benar datang ke lokasi kerja.

Mengapa Perbedaan Ini Penting untuk Payroll?

Perbedaan tunjangan tetap dan tidak tetap sangat penting karena memengaruhi banyak perhitungan dalam payroll. Jika HR salah mengelompokkan tunjangan, hasil perhitungan gaji, lembur, THR, BPJS, dan hak karyawan lain dapat ikut salah.

1. Berpengaruh terhadap upah pokok minimal 75%

Jika komponen upah terdiri dari upah pokok dan tunjangan tetap, maka upah pokok minimal 75% dari jumlah upah pokok dan tunjangan tetap. Artinya, tunjangan tidak tetap tidak digunakan dalam dasar perbandingan 75% tersebut.

Misalnya, total upah tetap karyawan adalah Rp8.000.000 yang terdiri dari gaji pokok dan tunjangan tetap. Maka, gaji pokok minimal adalah 75% x Rp8.000.000 = Rp6.000.000.

2. Berpengaruh terhadap upah minimum

Upah minimum dapat terdiri dari upah tanpa tunjangan atau upah pokok termasuk tunjangan tetap. Dengan demikian, tunjangan tidak tetap tidak dapat dijadikan dasar utama untuk memenuhi ketentuan upah minimum.

Misalnya, UMK suatu wilayah adalah Rp4.500.000. Perusahaan tidak tepat jika membayar gaji pokok Rp3.800.000 lalu menambahkan uang makan harian yang tidak tetap dan menganggap totalnya memenuhi UMK. Yang perlu diperhatikan adalah komponen upah tetap, yaitu gaji pokok dan tunjangan tetap.

3. Berpengaruh terhadap THR

Dasar perhitungan THR untuk pekerja yang telah bekerja 12 bulan atau lebih adalah 1 bulan upah. Upah yang dimaksud umumnya mencakup upah pokok ditambah tunjangan tetap. Karena itu, tunjangan tidak tetap biasanya tidak menjadi dasar utama dalam penghitungan THR.

Untuk memahami ketentuan THR, perusahaan dapat membaca artikel aturan pemberian Tunjangan Hari Raya, peraturan THR lengkap, dan contoh cara menghitung PPh 21 atas THR.

4. Berpengaruh terhadap upah lembur

Dalam perhitungan lembur, dasar upah sebulan biasanya menggunakan upah pokok dan tunjangan tetap. Jika perusahaan keliru memasukkan tunjangan tidak tetap sebagai bagian dari upah tetap, perhitungan lembur dapat berubah.

Untuk memahami rumus lembur lebih lengkap, perusahaan dapat membaca artikel rumus dan cara perhitungan lembur karyawan serta ketentuan waktu kerja lembur.

5. Berpengaruh terhadap BPJS

Dalam beberapa program jaminan sosial, dasar perhitungan iuran dapat mengacu pada upah bulanan yang terdiri dari gaji pokok dan tunjangan tetap. Karena itu, HR perlu memastikan komponen gaji yang digunakan sebagai dasar BPJS sudah diklasifikasikan dengan benar.

Untuk referensi lebih detail, perusahaan dapat membaca artikel menghitung manfaat dan iuran BPJS Ketenagakerjaan, hal penting tentang BPJS Ketenagakerjaan, dan cara menghitung iuran BPJS Kesehatan karyawan.

6. Berpengaruh terhadap PPh 21

PPh 21 dihitung berdasarkan penghasilan yang diterima karyawan, termasuk gaji, tunjangan, bonus, lembur, dan penghasilan lain yang menjadi objek pajak. Baik tunjangan tetap maupun tunjangan tidak tetap dapat masuk dalam penghasilan bruto PPh 21 jika memenuhi ketentuan perpajakan.

Namun, pengelompokan tetap dan tidak tetap tetap penting karena memengaruhi cara HR membaca komponen payroll, penghasilan teratur, penghasilan tidak teratur, dan dasar perhitungan tertentu.

Untuk topik perpajakan karyawan, perusahaan dapat membaca artikel subjek pajak PPh 21, perbedaan objek dan bukan objek PPh 21, dan cara perhitungan PPh Pasal 21 terbaru dengan Excel.

Cara Menghitung Komposisi Gaji Pokok dan Tunjangan Tetap

Untuk menghitung komposisi gaji pokok dan tunjangan tetap, perusahaan perlu memastikan bahwa gaji pokok minimal 75% dari jumlah gaji pokok dan tunjangan tetap.

Rumus sederhananya adalah:

Gaji Pokok Minimal = 75% x (Gaji Pokok + Tunjangan Tetap)

Tunjangan Tetap Maksimal dalam komposisi ini = 25% x (Gaji Pokok + Tunjangan Tetap)

Perlu dicatat, rumus 75% ini hanya digunakan ketika komponen upah terdiri dari gaji pokok dan tunjangan tetap. Jika ada tunjangan tidak tetap, maka tunjangan tidak tetap tidak dimasukkan ke dalam dasar perhitungan 75% tersebut.

Contoh Perhitungan Gaji Pokok dan Tunjangan Tetap

Misalnya, Eni bekerja di perusahaan keuangan dan menerima upah tetap sebesar Rp10.000.000 per bulan. Upah tersebut terdiri dari gaji pokok dan tunjangan tetap.

Jika perusahaan ingin mengikuti komposisi minimal 75% untuk gaji pokok, maka perhitungannya adalah:

• Total upah tetap: Rp10.000.000.
• Gaji pokok minimal: 75% x Rp10.000.000 = Rp7.500.000.
• Tunjangan tetap maksimal dalam komposisi tersebut: 25% x Rp10.000.000 = Rp2.500.000.

Maka struktur upah Eni dapat dibuat sebagai berikut:

Dalam contoh ini, gaji pokok Eni sudah memenuhi ketentuan minimal 75% dari jumlah gaji pokok dan tunjangan tetap.

Contoh Perhitungan Gaji Pokok, Tunjangan Tetap, dan Tunjangan Tidak Tetap

Misalnya, Pras bekerja di sebuah perusahaan media. Ia menerima total penghasilan maksimal Rp8.000.000 per bulan, yang terdiri dari gaji pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap berupa uang makan berdasarkan kehadiran sebesar maksimal Rp600.000.

Karena tunjangan tidak tetap tidak masuk dalam dasar komposisi 75%, maka langkah pertama adalah memisahkan tunjangan tidak tetap dari total penghasilan maksimal.

• Total penghasilan maksimal: Rp8.000.000.
• Tunjangan tidak tetap maksimal: Rp600.000.
• Dasar upah tetap: Rp8.000.000 – Rp600.000 = Rp7.400.000.

Kemudian, hitung gaji pokok dan tunjangan tetap dari dasar upah tetap Rp7.400.000:

• Gaji pokok minimal: 75% x Rp7.400.000 = Rp5.550.000.
• Tunjangan tetap: 25% x Rp7.400.000 = Rp1.850.000.
• Tunjangan tidak tetap maksimal: Rp600.000.

Maka struktur penghasilan Pras adalah:

Jika pada bulan tertentu Pras hanya memenuhi sebagian syarat tunjangan tidak tetap, maka total take home pay dapat berubah. Misalnya, jika uang makan berdasarkan kehadiran hanya cair Rp450.000, maka total bruto bulan tersebut menjadi Rp7.850.000, bukan Rp8.000.000.

Contoh Perhitungan Tunjangan Tidak Tetap Berdasarkan Kehadiran

Misalnya, perusahaan memberikan uang makan Rp30.000 per hari dan uang transport Rp40.000 per hari. Keduanya hanya diberikan jika karyawan hadir di kantor.

Dalam satu bulan, karyawan hadir 20 hari. Maka perhitungannya adalah:

• Uang makan: 20 x Rp30.000 = Rp600.000.
• Uang transport: 20 x Rp40.000 = Rp800.000.
• Total tunjangan tidak tetap: Rp1.400.000.

Jika bulan berikutnya karyawan hanya hadir 18 hari, maka tunjangan tidak tetap berubah menjadi:

• Uang makan: 18 x Rp30.000 = Rp540.000.
• Uang transport: 18 x Rp40.000 = Rp720.000.
• Total tunjangan tidak tetap: Rp1.260.000.

Dari contoh ini terlihat bahwa tunjangan tidak tetap berubah mengikuti data kehadiran. Karena itu, data absensi, jadwal kerja, cuti, dan izin harus dicatat dengan benar.

Hubungan Tunjangan Tetap dengan Struktur dan Skala Upah

Struktur dan skala upah adalah susunan tingkat upah dari yang terendah sampai tertinggi yang memuat kisaran upah untuk setiap golongan jabatan. Dalam penyusunannya, perusahaan perlu memperhatikan golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, kompetensi, dan faktor lain yang relevan.

Jika perusahaan menggunakan komponen gaji pokok dan tunjangan tetap, struktur dan skala upah sebaiknya menjelaskan bagaimana gaji pokok dan tunjangan tetap ditetapkan untuk setiap level jabatan.

Misalnya, perusahaan dapat membuat salary grade seperti:

Dengan format seperti ini, HR dapat lebih mudah menjaga konsistensi penggajian. Untuk pembahasan lengkap, perusahaan dapat membaca artikel aturan tentang struktur dan skala upah dan cara membuat struktur dan skala upah.

Hubungan Tunjangan Tetap dengan THR

Dalam perhitungan THR, komponen upah yang menjadi dasar biasanya adalah upah pokok ditambah tunjangan tetap. Jika karyawan menerima tunjangan tidak tetap seperti uang makan harian atau transport harian berdasarkan kehadiran, komponen tersebut umumnya tidak menjadi dasar utama perhitungan THR.

Contoh:

• Gaji pokok: Rp6.000.000.
• Tunjangan tetap: Rp1.000.000.
• Tunjangan makan tidak tetap: maksimal Rp600.000.

Jika karyawan sudah bekerja 12 bulan atau lebih, maka dasar THR adalah:

Gaji pokok + tunjangan tetap = Rp6.000.000 + Rp1.000.000 = Rp7.000.000

Tunjangan makan tidak tetap tidak dimasukkan sebagai dasar utama THR karena bergantung pada kehadiran.

Hubungan Tunjangan Tetap dengan Perhitungan Lembur

Upah lembur dihitung berdasarkan upah sebulan. Dalam praktiknya, upah sebulan untuk dasar lembur umumnya mencakup gaji pokok dan tunjangan tetap.

Contoh:

• Gaji pokok: Rp5.000.000.
• Tunjangan tetap: Rp1.000.000.
• Tunjangan tidak tetap: Rp500.000.

Maka dasar upah untuk menghitung lembur adalah Rp6.000.000, yaitu gaji pokok ditambah tunjangan tetap.

Jika perusahaan menghitung lembur dari total Rp6.500.000 termasuk tunjangan tidak tetap, hasilnya akan berbeda. Karena itu, HR perlu memastikan komponen upah yang menjadi dasar lembur sudah benar.

Hubungan Tunjangan Tetap dengan BPJS

Dalam administrasi BPJS, dasar upah yang digunakan sering berkaitan dengan gaji pokok dan tunjangan tetap. Hal ini membuat klasifikasi tunjangan menjadi penting.

Jika perusahaan salah mengelompokkan tunjangan, iuran BPJS yang dihitung bisa tidak sesuai. Misalnya, tunjangan transport yang sebenarnya diberikan tetap setiap bulan dicatat sebagai tunjangan tidak tetap, maka dasar perhitungan iuran dapat menjadi lebih kecil dari yang seharusnya.

Karena itu, HR perlu menyusun daftar komponen gaji dan menentukan status masing-masing komponen sejak awal. Daftar ini sebaiknya digunakan konsisten dalam payroll, BPJS, PPh 21, THR, lembur, dan final settlement.

Hubungan Tunjangan Tetap dengan PPh 21

Baik tunjangan tetap maupun tunjangan tidak tetap dapat menjadi bagian dari penghasilan bruto PPh 21 jika diberikan kepada karyawan sebagai penghasilan sehubungan dengan pekerjaan.

Namun, dalam payroll, HR tetap perlu membedakan apakah tunjangan tersebut termasuk penghasilan teratur atau tidak teratur, serta apakah tunjangan tersebut dibayarkan rutin atau berdasarkan kondisi tertentu.

Contoh:

• Tunjangan jabatan bulanan: penghasilan teratur.
• Tunjangan makan berdasarkan kehadiran: penghasilan teratur yang nilainya dapat berubah.
• Bonus tahunan: penghasilan tidak teratur.
• THR: penghasilan tidak teratur.

Dengan sistem PPh 21 terbaru, perusahaan perlu memastikan penghasilan bruto bulanan sudah diklasifikasikan dengan benar agar perhitungan pajak tidak keliru.

Hubungan Tunjangan dengan Slip Gaji

Slip gaji sebaiknya menampilkan komponen gaji secara jelas. Jangan hanya menampilkan satu angka total tanpa rincian. Rincian gaji membantu karyawan memahami apa saja yang diterima dan dipotong setiap bulan.

Komponen yang sebaiknya muncul dalam slip gaji antara lain:

• Gaji pokok.
• Tunjangan tetap.
• Tunjangan tidak tetap.
• Uang lembur.
• Bonus atau insentif jika ada.
• Potongan PPh 21.
• Iuran BPJS karyawan.
• Potongan lain yang sah.
• Total take home pay.

Untuk membuat slip gaji yang lebih rapi, perusahaan dapat membaca artikel contoh cara membuat slip gaji di Excel, tutorial cara menghitung gaji bersih di Excel, dan cara membuat slip gaji sendiri.

Manfaat Pemberian Tunjangan bagi Karyawan dan Perusahaan

Pemberian tunjangan yang tepat dapat memberikan manfaat bagi karyawan maupun perusahaan. Namun, manfaat ini akan terasa maksimal jika perusahaan memiliki kebijakan yang jelas dan perhitungan yang transparan.

1. Meningkatkan kesejahteraan karyawan

Tunjangan membantu karyawan memenuhi kebutuhan tambahan di luar gaji pokok. Misalnya tunjangan keluarga membantu pekerja yang sudah menikah, tunjangan transport membantu biaya perjalanan, dan tunjangan makan membantu kebutuhan harian saat bekerja.

2. Meningkatkan motivasi kerja

Karyawan yang merasa haknya diperhatikan cenderung lebih termotivasi. Tunjangan dapat menjadi bentuk apresiasi perusahaan atas kontribusi karyawan.

3. Mendukung retensi karyawan

Benefit yang baik dapat membantu perusahaan mempertahankan karyawan. Jika karyawan merasa paket kompensasi yang diberikan cukup kompetitif, mereka cenderung lebih loyal.

4. Membantu perusahaan bersaing di pasar tenaga kerja

Dalam proses rekrutmen, kandidat tidak hanya melihat gaji pokok. Banyak kandidat juga memperhatikan tunjangan, asuransi, fleksibilitas kerja, bonus, dan benefit lainnya.

5. Mendorong disiplin kerja

Tunjangan tidak tetap seperti tunjangan kehadiran, uang makan harian, atau transport harian dapat membantu mendorong kedisiplinan. Namun, perusahaan tetap perlu menggunakannya secara wajar dan tidak melanggar hak dasar karyawan.

Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Mengelola Tunjangan

Berikut beberapa kesalahan yang sering terjadi dalam pengelolaan tunjangan karyawan.

1. Tidak membedakan tunjangan tetap dan tidak tetap

Kesalahan paling umum adalah mencampur semua tunjangan dalam satu kategori. Padahal, perlakuan tunjangan tetap dan tidak tetap berbeda dalam beberapa perhitungan payroll.

2. Menganggap nama tunjangan menentukan kategorinya

Nama tunjangan tidak otomatis menentukan apakah tunjangan tersebut tetap atau tidak tetap. Tunjangan makan bisa menjadi tetap jika dibayarkan rutin tanpa melihat kehadiran. Sebaliknya, tunjangan makan bisa menjadi tidak tetap jika hanya dibayar berdasarkan hari hadir.

3. Salah menghitung komposisi 75%

Komposisi gaji pokok minimal 75% dihitung dari jumlah gaji pokok dan tunjangan tetap. Tunjangan tidak tetap tidak dimasukkan dalam dasar perhitungan tersebut.

4. Salah menggunakan tunjangan tidak tetap untuk memenuhi upah minimum

Upah minimum tidak seharusnya dipenuhi dari tunjangan tidak tetap yang bergantung pada kehadiran. Perusahaan perlu memastikan upah pokok dan tunjangan tetap sudah memenuhi ketentuan minimum yang berlaku.

5. Tidak mencantumkan tunjangan dalam slip gaji

Jika tunjangan tidak dirinci dalam slip gaji, karyawan dapat kesulitan memahami haknya. Hal ini bisa menimbulkan pertanyaan atau konflik di kemudian hari.

6. Tidak memperbarui kebijakan payroll

Perusahaan perlu mengevaluasi kebijakan penggajian secara berkala. Jika ada perubahan regulasi, perubahan sistem kerja, atau perubahan benefit, kebijakan payroll harus diperbarui.

Checklist HR dalam Menentukan Tunjangan Tetap dan Tidak Tetap

Agar tidak salah klasifikasi, HR dapat menggunakan checklist berikut:

• Apakah tunjangan dibayarkan rutin setiap bulan?
• Apakah nominalnya tetap?
• Apakah tunjangan dibayarkan bersamaan dengan gaji pokok?
• Apakah tunjangan tetap dibayarkan meskipun karyawan mengambil cuti berbayar?
• Apakah tunjangan bergantung pada jumlah hari hadir?
• Apakah tunjangan hanya diberikan jika karyawan menjalani tugas tertentu?
• Apakah tunjangan berubah mengikuti jadwal shift atau lokasi kerja?
• Apakah tunjangan sudah tertulis dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan?
• Apakah tunjangan memengaruhi THR, lembur, BPJS, dan pesangon?
• Apakah tunjangan sudah dirinci di slip gaji?

Contoh Format Pengelompokan Tunjangan dalam Payroll

Berikut contoh format sederhana yang dapat digunakan HR untuk mengelompokkan tunjangan dalam payroll.

Hubungan Tunjangan dengan Perjanjian Kerja dan Peraturan Perusahaan

Tunjangan sebaiknya tidak hanya disampaikan secara lisan. Perusahaan perlu mencantumkan aturan tunjangan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

Hal yang perlu dijelaskan antara lain:

• Jenis tunjangan yang diberikan.
• Kategori tunjangan, apakah tetap atau tidak tetap.
• Besaran atau rumus perhitungan tunjangan.
• Syarat penerimaan tunjangan.
• Waktu pembayaran tunjangan.
• Ketentuan jika karyawan cuti, izin, sakit, atau tidak hadir.
• Ketentuan jika karyawan pindah jabatan atau lokasi kerja.
• Ketentuan jika perusahaan mengubah kebijakan tunjangan.

Untuk pengelolaan dokumen kerja, perusahaan dapat membaca artikel perjanjian kerja, peraturan undang-undang tentang perjanjian kerja, dan perjanjian kerja bersama.

Contoh Klausul Tunjangan dalam Peraturan Perusahaan

Berikut contoh klausul sederhana yang dapat dijadikan referensi awal:

“Perusahaan dapat memberikan tunjangan kepada karyawan sesuai jabatan, lokasi kerja, status keluarga, kehadiran, dan/atau kebutuhan operasional. Tunjangan tetap adalah tunjangan yang dibayarkan secara rutin bersamaan dengan gaji pokok dan tidak dikaitkan dengan kehadiran harian. Tunjangan tidak tetap adalah tunjangan yang dibayarkan berdasarkan kondisi tertentu, seperti kehadiran, penugasan, shift, atau kebijakan lain yang ditetapkan perusahaan. Rincian tunjangan akan dicantumkan dalam slip gaji karyawan dan dapat dievaluasi sesuai kebijakan perusahaan serta ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.”

Klausul tersebut perlu disesuaikan kembali dengan kebijakan masing-masing perusahaan, jenis usaha, perjanjian kerja, dan ketentuan yang berlaku.

Manfaat Menggunakan Aplikasi Payroll untuk Menghitung Tunjangan

Jika jumlah karyawan masih sedikit, perusahaan mungkin masih bisa menghitung tunjangan menggunakan spreadsheet. Namun, ketika jumlah karyawan semakin banyak, sistem shift semakin kompleks, dan komponen tunjangan semakin beragam, perhitungan manual akan semakin rentan salah.

Aplikasi payroll dapat membantu perusahaan mengelola tunjangan tetap dan tidak tetap dengan lebih rapi.

1. Komponen gaji lebih mudah diklasifikasikan

HR dapat mengatur mana komponen gaji pokok, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, lembur, bonus, potongan pajak, dan iuran BPJS.

2. Tunjangan tidak tetap dapat terhubung dengan absensi

Jika uang makan atau transport bergantung pada kehadiran, sistem payroll yang terintegrasi dengan absensi dapat menghitungnya secara otomatis.

3. Perhitungan THR, lembur, dan BPJS lebih akurat

Karena sistem sudah membaca mana komponen tetap dan tidak tetap, HR dapat mengurangi risiko salah memasukkan dasar perhitungan.

4. Slip gaji lebih transparan

Karyawan dapat melihat rincian penghasilan dan potongan. Hal ini membantu mengurangi pertanyaan terkait perhitungan gaji.

5. Dokumentasi payroll lebih rapi

Riwayat perubahan gaji, tunjangan, potongan, dan pembayaran dapat tersimpan dengan lebih baik.

Untuk referensi sistem HR, perusahaan dapat membaca artikel software payroll sesuai sistem penggajian Indonesia, software HRD gratis, dan pengertian Human Resource Information System atau HRIS.

Pertanyaan yang Sering Muncul tentang Tunjangan Tetap dan Tidak Tetap

Apa itu tunjangan tetap?

Tunjangan tetap adalah tunjangan yang dibayarkan secara rutin kepada karyawan dan tidak bergantung pada kehadiran harian atau kondisi tertentu yang berubah-ubah. Contohnya tunjangan jabatan, tunjangan keluarga, dan tunjangan perumahan.

Apa itu tunjangan tidak tetap?

Tunjangan tidak tetap adalah tunjangan yang pembayarannya berubah-ubah dan biasanya bergantung pada kondisi tertentu, seperti kehadiran, shift, perjalanan dinas, atau penugasan. Contohnya uang makan harian dan uang transport harian berdasarkan kehadiran.

Apakah tunjangan makan termasuk tunjangan tetap?

Tergantung kebijakan perusahaan. Jika tunjangan makan dibayarkan rutin setiap bulan tanpa melihat kehadiran, maka dapat menjadi tunjangan tetap. Jika dibayarkan berdasarkan hari hadir, maka termasuk tunjangan tidak tetap.

Apakah tunjangan transport termasuk tunjangan tetap?

Tergantung cara pemberiannya. Jika diberikan rutin setiap bulan tanpa melihat kehadiran, maka dapat menjadi tunjangan tetap. Jika diberikan harian berdasarkan kehadiran, maka termasuk tunjangan tidak tetap.

Apakah tunjangan tidak tetap dihitung untuk THR?

Umumnya dasar THR menggunakan upah pokok ditambah tunjangan tetap. Tunjangan tidak tetap yang bergantung pada kehadiran biasanya tidak menjadi dasar utama perhitungan THR.

Apakah tunjangan tetap masuk perhitungan lembur?

Ya, dasar upah lembur pada umumnya menggunakan upah pokok dan tunjangan tetap. Karena itu, klasifikasi tunjangan tetap penting dalam perhitungan lembur.

Apakah tunjangan tetap dan tidak tetap kena PPh 21?

Baik tunjangan tetap maupun tidak tetap dapat menjadi objek PPh 21 jika diberikan sebagai penghasilan sehubungan dengan pekerjaan. HR perlu memasukkannya dalam penghasilan bruto sesuai ketentuan pajak yang berlaku.

Apakah tunjangan tidak tetap bisa digunakan untuk memenuhi upah minimum?

Perusahaan perlu berhati-hati. Upah minimum pada dasarnya berkaitan dengan upah tanpa tunjangan atau upah pokok termasuk tunjangan tetap. Tunjangan tidak tetap yang bergantung pada kehadiran tidak sebaiknya dijadikan dasar untuk memenuhi upah minimum.

Kesimpulan

Tunjangan tetap dan tunjangan tidak tetap sama-sama merupakan tambahan penghasilan di luar gaji pokok, tetapi keduanya memiliki perlakuan yang berbeda dalam penggajian.

Tunjangan tetap adalah tunjangan yang dibayarkan secara rutin, bersamaan dengan gaji pokok, dan tidak bergantung pada kehadiran harian. Contohnya tunjangan jabatan, tunjangan keluarga, tunjangan perumahan, dan tunjangan daerah. Sementara itu, tunjangan tidak tetap adalah tunjangan yang nilainya berubah-ubah dan biasanya bergantung pada kehadiran, shift, perjalanan dinas, atau kondisi tertentu. Contohnya uang makan harian, uang transport harian, tunjangan kehadiran, dan tunjangan shift.

Perbedaan ini penting karena tunjangan tetap dapat memengaruhi dasar perhitungan beberapa hak karyawan, seperti upah minimum, THR, lembur, BPJS, pesangon, dan komponen payroll lainnya. Sementara tunjangan tidak tetap biasanya dihitung sesuai kondisi aktual pada periode payroll tertentu.

Dalam membuat struktur gaji, perusahaan perlu memastikan gaji pokok minimal 75% dari jumlah gaji pokok dan tunjangan tetap. Jika ada tunjangan tidak tetap, komponen tersebut perlu dipisahkan terlebih dahulu agar perhitungan tidak keliru.

Agar pengelolaan payroll lebih akurat, HR sebaiknya membuat daftar komponen gaji, mengklasifikasikan tunjangan dengan jelas, mencantumkan rinciannya dalam slip gaji, serta menggunakan sistem payroll yang terintegrasi dengan absensi, cuti, lembur, BPJS, dan PPh 21.

Referensi External

• JDIH BPK – PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan
• JDIH Kemnaker – Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan
• JDIH BPK – PP No. 51 Tahun 2023 tentang Perubahan atas PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan
• JDIH Kemnaker – Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 2023
• JDIH BPK – UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
• JDIH Kemnaker – Permenaker No. 1 Tahun 2017 tentang Struktur dan Skala Upah
• JDIH Kemenkeu – PMK No. 168 Tahun 2023 tentang Pemotongan Pajak atas Penghasilan Sehubungan dengan Pekerjaan, Jasa, atau Keiatan Orang Pribadi