Apa Itu Istilah Uang Jasa Karyawan pada Suatu Perusahaan?

Istilah uang jasa karyawan sering digunakan untuk menyebut bentuk penghargaan atau kompensasi yang diberikan perusahaan kepada karyawan atas masa kerja, kontribusi, atau berakhirnya hubungan kerja. Dalam percakapan sehari-hari, istilah ini kadang disamakan dengan pesangon, uang penghargaan masa kerja, uang pisah, atau kompensasi kerja.

Namun, jika dilihat dari aturan ketenagakerjaan yang berlaku saat ini, istilah “uang jasa” bukan lagi istilah utama yang digunakan dalam regulasi modern. Ketentuan yang lebih relevan sekarang adalah uang pesangon, uang penghargaan masa kerja atau UPMK, uang penggantian hak atau UPH, uang pisah, dan uang kompensasi untuk pekerja PKWT.

Karena itu, HR, pemilik bisnis, dan karyawan perlu memahami perbedaan istilah tersebut agar tidak salah dalam menghitung hak karyawan ketika terjadi pemutusan hubungan kerja, pensiun, resign, atau kontrak kerja berakhir.

Apa Itu Uang Jasa Karyawan?

Uang jasa karyawan dapat dipahami sebagai istilah lama atau istilah umum yang merujuk pada kompensasi yang diberikan perusahaan kepada pekerja atas jasa, masa kerja, atau kontribusi yang sudah diberikan kepada perusahaan.

Dalam konteks lama, istilah uang jasa pernah dikenal dalam pembahasan pemutusan hubungan kerja. Namun, dalam aturan ketenagakerjaan yang berlaku saat ini, istilah yang lebih tepat digunakan adalah uang penghargaan masa kerja, uang pesangon, uang penggantian hak, atau uang pisah, tergantung pada kondisi hubungan kerja karyawan.

Dengan kata lain, ketika ada pertanyaan “apa itu uang jasa karyawan?”, jawabannya perlu dilihat dari konteksnya. Jika yang dimaksud adalah kompensasi karena karyawan terkena PHK, maka istilah yang lebih tepat adalah pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan uang penggantian hak. Jika yang dimaksud adalah penghargaan untuk karyawan yang resign, maka bisa berkaitan dengan uang pisah jika diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

Apakah Istilah Uang Jasa Masih Berlaku dalam Aturan Ketenagakerjaan?

Istilah uang jasa pernah muncul dalam aturan lama terkait pemutusan hubungan kerja di perusahaan swasta. Namun, aturan lama tersebut sudah tidak berlaku. Karena itu, perusahaan sebaiknya tidak lagi menggunakan istilah uang jasa sebagai rujukan utama dalam dokumen legal ketenagakerjaan.

Dalam praktik HR saat ini, istilah yang lebih tepat untuk digunakan adalah:

• Uang pesangon.
• Uang penghargaan masa kerja atau UPMK.
• Uang penggantian hak atau UPH.
• Uang pisah.
• Uang kompensasi PKWT.

Penggunaan istilah yang tepat penting agar perusahaan tidak keliru menyusun perjanjian kerja, surat PHK, perhitungan hak karyawan, slip pembayaran, atau dokumen payroll. Untuk memahami dasar hubungan kerja, perusahaan juga dapat membaca pembahasan tentang perjanjian kerja, Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, dan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu.

Perbedaan Uang Jasa, Pesangon, UPMK, UPH, Uang Pisah, dan Kompensasi PKWT

Agar tidak terjadi salah pengertian, HR perlu memahami perbedaan beberapa istilah kompensasi yang sering muncul ketika hubungan kerja berakhir.

1. Uang Pesangon

Uang pesangon adalah pembayaran yang dapat diberikan kepada pekerja ketika terjadi pemutusan hubungan kerja sesuai ketentuan yang berlaku. Besarannya bergantung pada masa kerja dan alasan terjadinya PHK.

Pesangon tidak otomatis sama untuk semua kasus. Misalnya, perhitungan hak karena efisiensi, perusahaan tutup, pensiun, merger, pelanggaran, atau alasan lain bisa memiliki faktor pengali yang berbeda. Karena itu, HR perlu melihat dasar PHK sebelum menghitung nominal akhir.

Untuk pembahasan lebih detail, perusahaan dapat membaca artikel perhitungan pesangon berdasarkan peraturan yang berlaku dan cara menghitung uang pesangon karyawan.

2. Uang Penghargaan Masa Kerja atau UPMK

Uang penghargaan masa kerja atau UPMK adalah hak yang diberikan kepada karyawan berdasarkan lamanya masa kerja, khususnya dalam kondisi pemutusan hubungan kerja tertentu.

UPMK inilah yang paling sering dianggap mirip dengan istilah uang jasa, karena sama-sama berkaitan dengan penghargaan atas masa kerja karyawan. Namun, secara istilah ketenagakerjaan, UPMK lebih tepat digunakan dibanding uang jasa.

Pembahasan khusus mengenai topik ini dapat dilihat pada artikel uang penghargaan masa kerja bagi pegawai terkena PHK dan siapa yang berhak menerima uang penghargaan masa kerja.

3. Uang Penggantian Hak atau UPH

Uang penggantian hak adalah pembayaran atas hak karyawan yang belum diterima ketika hubungan kerja berakhir. Contohnya dapat berupa cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur, biaya atau ongkos pulang untuk pekerja dan keluarganya ke tempat pekerja diterima bekerja, serta hal lain yang ditetapkan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

UPH berbeda dari pesangon dan UPMK. Jika pesangon dan UPMK berkaitan dengan alasan PHK dan masa kerja, UPH lebih berkaitan dengan hak yang memang sudah menjadi milik karyawan tetapi belum sempat diberikan atau digunakan.

Misalnya, jika karyawan masih memiliki sisa cuti tahunan yang dapat diganti sesuai ketentuan perusahaan, maka komponen tersebut dapat masuk dalam perhitungan uang penggantian hak. Untuk memahami hak cuti, HR dapat membaca artikel cuti tahunan menurut undang-undang dan ketentuan cuti tahunan karyawan tetap dan kontrak.

4. Uang Pisah

Uang pisah adalah pembayaran yang dapat diberikan kepada karyawan dalam kondisi tertentu, misalnya ketika karyawan mengundurkan diri atas kemauan sendiri dan memenuhi ketentuan yang berlaku. Besaran dan tata cara pemberian uang pisah biasanya diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

Uang pisah berbeda dari uang pesangon. Dalam kasus resign, karyawan umumnya tidak otomatis menerima pesangon dan UPMK seperti pada PHK tertentu. Namun, karyawan dapat berhak atas uang penggantian hak dan uang pisah jika memenuhi ketentuan perusahaan.

Untuk memahami perbedaan resign dan PHK, perusahaan dapat membaca artikel perbedaan proses resign karyawan dan pemutusan hubungan kerja.

5. Uang Kompensasi PKWT

Untuk pekerja dengan status PKWT atau kontrak, terdapat istilah uang kompensasi PKWT. Kompensasi ini berbeda dari pesangon karyawan tetap. Uang kompensasi diberikan ketika PKWT berakhir atau selesai sesuai ketentuan yang berlaku.

Karena itu, perusahaan tidak boleh menyamakan hak PKWT dengan PKWTT tanpa melihat dasar hukum dan status hubungan kerja. Dalam administrasi HR, status karyawan harus dicatat secara jelas sejak awal agar hak akhir hubungan kerja dapat dihitung dengan benar.

Kapan Karyawan Berhak Mendapatkan Uang Penghargaan Masa Kerja?

Karyawan dapat berhak menerima uang penghargaan masa kerja jika terjadi pemutusan hubungan kerja dan ketentuan yang berlaku memang memberikan hak tersebut. Namun, nominal akhir tidak hanya ditentukan oleh masa kerja, tetapi juga oleh alasan PHK dan ketentuan dalam regulasi, perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

Secara umum, UPMK diberikan kepada karyawan yang memiliki masa kerja minimal 3 tahun. Jika masa kerja masih kurang dari 3 tahun, karyawan biasanya belum masuk kategori penerima UPMK, meskipun tetap dapat memiliki hak lain sesuai alasan berakhirnya hubungan kerja.

Selain UPMK, karyawan yang terkena PHK juga dapat menerima komponen lain seperti uang pesangon dan uang penggantian hak sesuai kondisi masing-masing. Karena itu, perusahaan perlu melakukan perhitungan secara lengkap, bukan hanya melihat satu komponen saja.

Besaran Uang Penghargaan Masa Kerja Berdasarkan Masa Kerja

Berikut ketentuan dasar uang penghargaan masa kerja berdasarkan masa kerja karyawan:

• Masa kerja 3 tahun atau lebih tetapi kurang dari 6 tahun: 2 bulan upah.
• Masa kerja 6 tahun atau lebih tetapi kurang dari 9 tahun: 3 bulan upah.
• Masa kerja 9 tahun atau lebih tetapi kurang dari 12 tahun: 4 bulan upah.
• Masa kerja 12 tahun atau lebih tetapi kurang dari 15 tahun: 5 bulan upah.
• Masa kerja 15 tahun atau lebih tetapi kurang dari 18 tahun: 6 bulan upah.
• Masa kerja 18 tahun atau lebih tetapi kurang dari 21 tahun: 7 bulan upah.
• Masa kerja 21 tahun atau lebih tetapi kurang dari 24 tahun: 8 bulan upah.
• Masa kerja 24 tahun atau lebih: 10 bulan upah.

Ketentuan tersebut merupakan dasar perhitungan UPMK. Namun, pada praktiknya perusahaan tetap perlu melihat alasan PHK karena beberapa kondisi dapat menggunakan faktor pengali tertentu terhadap pesangon dan/atau UPMK.

Dasar Upah untuk Menghitung UPMK dan Hak Akhir Kerja

Dasar perhitungan hak karyawan seperti pesangon dan uang penghargaan masa kerja biasanya mengacu pada upah. Upah yang dimaksud dapat terdiri dari gaji pokok dan tunjangan tetap.

Tunjangan tetap adalah tunjangan yang dibayarkan secara teratur dan tidak dikaitkan dengan kehadiran atau pencapaian tertentu. Contohnya tunjangan jabatan tetap atau tunjangan keluarga tetap. Sementara tunjangan tidak tetap seperti uang makan berdasarkan kehadiran, uang transport harian, insentif tidak tetap, atau bonus target biasanya memiliki perlakuan berbeda.

Karena itu, HR perlu memahami komponen upah karyawan sebelum menghitung hak akhir hubungan kerja. Pembahasan terkait dapat dilihat pada artikel pengertian gaji pokok dan UMK, macam dan jenis tunjangan kerja, dan undang-undang ketenagakerjaan tentang tunjangan pegawai.

Rumus Dasar Menghitung Uang Penghargaan Masa Kerja

Rumus sederhana untuk menghitung UPMK adalah:

UPMK = Jumlah bulan upah sesuai masa kerja x dasar upah

Contoh:

• Masa kerja karyawan: 10 tahun.
• Gaji pokok: Rp6.000.000.
• Tunjangan tetap: Rp1.000.000.
• Dasar upah: Rp7.000.000.

Karena masa kerja 10 tahun masuk kategori 9 tahun atau lebih tetapi kurang dari 12 tahun, maka UPMK dasarnya adalah 4 bulan upah.

UPMK = 4 x Rp7.000.000 = Rp28.000.000

Namun, nominal akhir yang diterima karyawan tetap perlu dihitung berdasarkan alasan PHK, komponen pesangon, uang penggantian hak, pajak, serta ketentuan lain yang berlaku dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan.

Contoh Perhitungan Uang Jasa atau UPMK Karyawan

Agar lebih mudah dipahami, berikut contoh perhitungan sederhana uang penghargaan masa kerja.

Contoh 1: Karyawan dengan masa kerja 5 tahun

Rina bekerja selama 5 tahun dengan gaji pokok Rp5.000.000 dan tunjangan tetap Rp500.000. Dasar upah Rina adalah Rp5.500.000.

Masa kerja 5 tahun masuk kategori 3 tahun atau lebih tetapi kurang dari 6 tahun, sehingga dasar UPMK adalah 2 bulan upah.

UPMK = 2 x Rp5.500.000 = Rp11.000.000

Contoh 2: Karyawan dengan masa kerja 13 tahun

Andi bekerja selama 13 tahun dengan gaji pokok Rp8.000.000 dan tunjangan tetap Rp1.500.000. Dasar upah Andi adalah Rp9.500.000.

Masa kerja 13 tahun masuk kategori 12 tahun atau lebih tetapi kurang dari 15 tahun, sehingga dasar UPMK adalah 5 bulan upah.

UPMK = 5 x Rp9.500.000 = Rp47.500.000

Contoh 3: Karyawan dengan masa kerja 25 tahun

Budi bekerja selama 25 tahun dengan gaji pokok Rp10.000.000 dan tunjangan tetap Rp2.000.000. Dasar upah Budi adalah Rp12.000.000.

Masa kerja 25 tahun masuk kategori 24 tahun atau lebih, sehingga dasar UPMK adalah 10 bulan upah.

UPMK = 10 x Rp12.000.000 = Rp120.000.000

Contoh di atas hanya menggambarkan perhitungan dasar UPMK. Untuk kasus nyata, HR tetap perlu menghitung komponen lain seperti pesangon, uang penggantian hak, uang pisah jika berlaku, pajak, dan faktor pengali berdasarkan alasan PHK.

Apakah Karyawan Resign Berhak Mendapatkan Uang Jasa?

Karyawan yang resign atau mengundurkan diri atas kemauan sendiri tidak otomatis berhak menerima pesangon dan UPMK seperti karyawan yang mengalami PHK dalam kondisi tertentu. Namun, karyawan resign tetap dapat berhak atas uang penggantian hak dan uang pisah jika diatur dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

Karena itu, perusahaan perlu membedakan antara:

• Karyawan yang terkena PHK.
• Karyawan yang mengundurkan diri secara sukarela.
• Karyawan yang memasuki usia pensiun.
• Karyawan PKWT yang masa kontraknya berakhir.
• Karyawan yang meninggal dunia.
• Karyawan yang hubungan kerjanya berakhir karena alasan lain sesuai aturan.

Setiap kondisi dapat memiliki konsekuensi hak yang berbeda. HR tidak sebaiknya menggunakan satu rumus yang sama untuk semua kasus.

Apakah Karyawan Pensiun Mendapatkan Uang Penghargaan Masa Kerja?

Karyawan yang memasuki usia pensiun dapat memiliki hak atas pembayaran tertentu sesuai ketentuan yang berlaku. Dalam praktiknya, hak karyawan pensiun dapat mencakup uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan uang penggantian hak, dengan ketentuan yang disesuaikan berdasarkan aturan dan program pensiun perusahaan.

Perusahaan perlu melihat apakah karyawan sudah didaftarkan dalam program pensiun, apakah iuran dibayar perusahaan, serta bagaimana ketentuan dalam peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama. Untuk pembahasan lebih lanjut, perusahaan dapat membaca artikel pemutusan hubungan kerja karena pensiun.

Apakah Karyawan PKWT Mendapatkan Uang Jasa?

Karyawan PKWT atau kontrak memiliki skema hak yang berbeda dari karyawan PKWTT. Ketika PKWT berakhir, pekerja dapat berhak menerima uang kompensasi PKWT sesuai ketentuan yang berlaku.

Uang kompensasi PKWT tidak sama dengan uang pesangon atau uang penghargaan masa kerja. Karena itu, HR perlu mencatat status hubungan kerja sejak awal. Jika karyawan berstatus PKWT, maka yang perlu dihitung adalah kompensasi PKWT. Jika karyawan berstatus PKWTT dan mengalami PHK, maka perhitungan dapat melibatkan pesangon, UPMK, dan UPH.

Informasi terkait status kerja dapat dilihat pada artikel perjanjian kerja dan jenis pekerjaan dan durasi maksimal jangka waktu kontrak PKWT.

Komponen Hak Karyawan Saat Terjadi PHK

Ketika terjadi PHK, perusahaan perlu menghitung hak karyawan secara lengkap. Secara umum, komponen yang perlu diperhatikan adalah uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, dan uang penggantian hak.

1. Uang pesangon

Uang pesangon dihitung berdasarkan masa kerja dan alasan PHK. Komponen ini bertujuan memberikan perlindungan finansial kepada karyawan setelah hubungan kerja berakhir.

2. Uang penghargaan masa kerja

Uang penghargaan masa kerja diberikan berdasarkan lamanya karyawan bekerja. Komponen ini menjadi bentuk penghargaan atas masa kerja yang sudah diberikan kepada perusahaan.

3. Uang penggantian hak

Uang penggantian hak diberikan atas hak karyawan yang belum digunakan atau belum diterima. Contohnya cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur, biaya pulang jika memenuhi ketentuan, serta hal lain yang ditetapkan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

4. Uang pisah jika berlaku

Uang pisah dapat diberikan dalam kondisi tertentu, terutama jika diatur dalam dokumen internal perusahaan. Besarannya tidak selalu sama antarperusahaan karena dapat ditentukan dalam perjanjian kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama.

Untuk proses administrasi PHK, perusahaan dapat membaca artikel surat pemberitahuan pemutusan hubungan kerja dan pesangon.

Faktor yang Mempengaruhi Besaran Uang Jasa atau Hak Akhir Kerja

Nominal uang yang diterima karyawan saat hubungan kerja berakhir dapat berbeda-beda. Beberapa faktor yang memengaruhinya antara lain:

• Status hubungan kerja, apakah PKWT atau PKWTT.
• Masa kerja karyawan.
• Alasan berakhirnya hubungan kerja.
• Besaran gaji pokok dan tunjangan tetap.
• Ketentuan dalam perjanjian kerja.
• Ketentuan dalam peraturan perusahaan.
• Ketentuan dalam perjanjian kerja bersama.
• Sisa cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur.
• Hak lain yang belum dibayarkan perusahaan.
• Pajak atas pembayaran tertentu.

Karena banyak faktor yang memengaruhi, perusahaan sebaiknya tidak menghitung hak akhir kerja secara manual tanpa verifikasi. Perhitungan perlu diperiksa oleh HR, finance, payroll, dan jika diperlukan, pihak legal perusahaan.

Apakah Uang Jasa atau Pesangon Kena Pajak?

Pembayaran seperti uang pesangon, uang manfaat pensiun, tunjangan hari tua, atau jaminan hari tua yang dibayarkan sekaligus dapat dikenakan PPh Pasal 21 yang bersifat final sesuai ketentuan perpajakan.

Karena itu, HR dan finance perlu menghitung nilai bruto, pajak, dan nilai bersih yang diterima karyawan secara benar. Kesalahan perhitungan pajak dapat membuat pembayaran hak akhir kerja menjadi tidak akurat.

Untuk topik ini, perusahaan dapat membaca artikel pajak pesangon, subjek pajak PPh 21, dan cara perhitungan PPh Pasal 21 terbaru.

Contoh Simulasi Perhitungan Hak Karyawan saat PHK

Berikut contoh sederhana untuk membantu memahami hubungan antara pesangon, UPMK, dan UPH.

Data karyawan

• Nama karyawan: Sari.
• Status kerja: PKWTT.
• Masa kerja: 8 tahun.
• Gaji pokok: Rp7.000.000.
• Tunjangan tetap: Rp1.000.000.
• Dasar upah: Rp8.000.000.
• Sisa cuti yang dapat diganti: 5 hari.

Perhitungan dasar UPMK

Masa kerja 8 tahun masuk kategori 6 tahun atau lebih tetapi kurang dari 9 tahun. Maka UPMK dasarnya adalah 3 bulan upah.

UPMK = 3 x Rp8.000.000 = Rp24.000.000

Perhitungan komponen lain

Selain UPMK, perusahaan perlu menghitung pesangon sesuai alasan PHK dan uang penggantian hak seperti sisa cuti jika memenuhi ketentuan. Jika ada hak lain dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan, komponen tersebut juga perlu diperhitungkan.

Contoh ini menunjukkan bahwa “uang jasa” tidak berdiri sendiri. Dalam praktik yang lebih tepat, HR perlu memecahnya menjadi komponen hak yang jelas, seperti pesangon, UPMK, UPH, dan uang pisah jika berlaku.

Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Memahami Uang Jasa Karyawan

Dalam praktik HR, masih ada beberapa kesalahan yang sering terjadi saat membahas uang jasa karyawan. Kesalahan ini dapat menimbulkan salah paham antara perusahaan dan karyawan.

1. Menganggap uang jasa sama dengan pesangon

Uang jasa sering dianggap sama dengan pesangon. Padahal, dalam perhitungan hak akhir kerja, pesangon hanya salah satu komponen. Ada juga uang penghargaan masa kerja dan uang penggantian hak.

2. Mengabaikan alasan PHK

Besaran hak karyawan tidak hanya bergantung pada masa kerja. Alasan PHK sangat menentukan apakah karyawan menerima pesangon, UPMK, UPH, uang pisah, atau kombinasi tertentu.

3. Menggunakan aturan lama tanpa melihat regulasi terbaru

Kesalahan lain adalah menggunakan istilah atau dasar hukum lama tanpa memperhatikan perubahan regulasi. HR perlu menggunakan rujukan terbaru agar kebijakan perusahaan tetap sesuai hukum yang berlaku.

4. Tidak membedakan PKWT dan PKWTT

PKWT dan PKWTT memiliki hak akhir kerja yang berbeda. Karyawan PKWT berkaitan dengan uang kompensasi PKWT, sedangkan PKWTT dapat berkaitan dengan pesangon, UPMK, dan UPH jika terjadi PHK.

5. Tidak memasukkan sisa hak karyawan

Perusahaan kadang hanya menghitung pesangon, tetapi lupa menghitung uang penggantian hak. Padahal, hak seperti cuti tahunan yang belum diambil dan belum gugur dapat menjadi komponen penting.

6. Tidak menghitung pajak

Pesangon dan pembayaran sejenis dapat memiliki perlakuan pajak tertentu. Jika pajak tidak dihitung dengan benar, nilai bersih yang diterima karyawan bisa berbeda dari estimasi awal.

Tips HR Mengelola Perhitungan Uang Jasa atau Hak Akhir Kerja

Agar proses perhitungan hak karyawan berjalan rapi dan tidak menimbulkan masalah, HR dapat menerapkan beberapa langkah berikut.

1. Gunakan istilah yang sesuai regulasi

Dalam dokumen resmi, sebaiknya gunakan istilah uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, uang penggantian hak, uang pisah, atau kompensasi PKWT. Hindari menggunakan istilah uang jasa jika tidak dijelaskan maksudnya.

2. Pastikan status kerja karyawan jelas

HR perlu memastikan apakah karyawan berstatus PKWT atau PKWTT. Status ini sangat menentukan jenis hak yang harus dihitung ketika hubungan kerja berakhir.

3. Catat masa kerja secara akurat

Masa kerja menjadi dasar penting dalam menghitung pesangon, UPMK, dan kompensasi PKWT. Karena itu, tanggal mulai kerja, perubahan status, dan riwayat kontrak harus tercatat dengan baik.

4. Pisahkan komponen upah tetap dan tidak tetap

Perusahaan perlu memahami mana yang termasuk gaji pokok, tunjangan tetap, dan tunjangan tidak tetap. Pemisahan ini membantu mencegah salah hitung dasar upah.

5. Periksa sisa hak karyawan

Sebelum pembayaran dilakukan, HR perlu mengecek sisa cuti, pinjaman, reimbursement, bonus yang sudah jatuh tempo, aset perusahaan, dan hak lain yang belum diselesaikan.

Jika perusahaan memiliki proses reimbursement, referensi terkait dapat dilihat pada artikel pengertian reimbursement dan prosedurnya.

6. Gunakan checklist PHK atau resign

Checklist membantu HR memastikan tidak ada komponen yang terlewat. Checklist dapat mencakup status kerja, alasan berakhirnya hubungan kerja, masa kerja, upah, sisa cuti, dokumen PHK, pajak, dan bukti pembayaran.

7. Berikan rincian perhitungan kepada karyawan

Rincian perhitungan membantu mengurangi potensi salah paham. Karyawan dapat melihat komponen apa saja yang diterima dan bagaimana nominalnya dihitung.

8. Gunakan software payroll jika data karyawan banyak

Jika jumlah karyawan banyak, perhitungan hak akhir kerja secara manual dapat berisiko salah. Software payroll dapat membantu perusahaan mengelola data gaji, pajak, BPJS, slip gaji, dan riwayat karyawan secara lebih rapi.

Perusahaan dapat membaca referensi tentang software payroll sesuai sistem penggajian Indonesia, contoh cara membuat slip gaji di Excel, dan pengertian HRIS.

Dokumen yang Perlu Disiapkan Perusahaan

Dalam proses pembayaran hak akhir kerja, perusahaan perlu menyiapkan dokumen yang lengkap. Dokumen ini penting untuk administrasi, audit, dan mitigasi risiko sengketa.

1. Perjanjian kerja

Perjanjian kerja menjadi dasar hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan. Dokumen ini membantu memastikan status kerja, jabatan, gaji, dan ketentuan lain yang disepakati.

2. Peraturan perusahaan atau perjanjian kerja bersama

Dokumen ini dapat memuat ketentuan mengenai uang pisah, hak tambahan, prosedur resign, mekanisme PHK, dan tata cara pembayaran hak karyawan.

3. Surat keputusan atau pemberitahuan PHK

Jika hubungan kerja berakhir karena PHK, perusahaan perlu memiliki dokumen pemberitahuan yang jelas dan sesuai prosedur.

4. Data masa kerja

Data masa kerja perlu mencakup tanggal mulai kerja, perubahan status dari PKWT ke PKWTT jika ada, dan riwayat jabatan.

5. Data gaji dan tunjangan

Data gaji pokok dan tunjangan tetap diperlukan untuk menghitung dasar upah. Jika perusahaan memiliki struktur upah yang rapi, proses ini akan lebih mudah. Referensi terkait dapat dilihat pada artikel struktur dan skala upah.

6. Data cuti dan absensi

Data cuti diperlukan untuk menghitung uang penggantian hak jika ada sisa cuti yang dapat diganti. Data absensi juga membantu memastikan tidak ada potongan atau kewajiban lain yang belum diselesaikan.

Untuk pengelolaan kehadiran, perusahaan dapat membaca artikel aplikasi absensi karyawan dan cara menghitung absensi karyawan.

7. Bukti pembayaran

Setelah hak karyawan dibayarkan, perusahaan perlu menyimpan bukti pembayaran. Bukti ini dapat berupa transfer bank, slip pembayaran, atau dokumen tanda terima yang ditandatangani sesuai kebutuhan perusahaan.

Apakah Perusahaan Boleh Memberikan Uang Jasa di Luar Ketentuan Hukum?

Perusahaan boleh memberikan penghargaan tambahan kepada karyawan di luar ketentuan minimum hukum, sepanjang kebijakan tersebut tidak merugikan pekerja dan tidak bertentangan dengan peraturan yang berlaku.

Misalnya, perusahaan memberikan uang penghargaan tambahan kepada karyawan yang sudah bekerja lebih dari 10 tahun, bonus loyalitas, dana pensiun tambahan, atau program benefit khusus. Kebijakan seperti ini dapat menjadi bagian dari strategi retensi dan penghargaan karyawan.

Namun, jika perusahaan ingin membuat kebijakan uang jasa internal, sebaiknya ketentuannya ditulis dengan jelas. Misalnya siapa yang berhak menerima, kapan diberikan, bagaimana rumusnya, apakah berlaku untuk resign, pensiun, atau PHK, serta bagaimana hubungan uang jasa tersebut dengan hak normatif seperti pesangon dan UPMK.

Dengan aturan tertulis, perusahaan dapat menghindari perbedaan tafsir dan memastikan pemberian benefit berjalan adil.

Hubungan Uang Jasa dengan Retensi dan Penghargaan Karyawan

Di luar konteks PHK, istilah uang jasa kadang digunakan perusahaan sebagai bentuk penghargaan kepada karyawan yang sudah bekerja lama. Misalnya uang penghargaan masa kerja internal, bonus loyalitas, atau apresiasi atas kontribusi tertentu.

Program seperti ini dapat membantu perusahaan meningkatkan loyalitas karyawan. Karyawan yang merasa kontribusinya dihargai cenderung memiliki hubungan kerja yang lebih baik dengan perusahaan.

Namun, program penghargaan sebaiknya tidak dibuat sembarangan. HR perlu memastikan kebijakan tersebut adil, transparan, sesuai kemampuan perusahaan, dan tidak menimbulkan kecemburuan antar karyawan.

Checklist Perhitungan Uang Jasa atau Hak Akhir Kerja

Berikut checklist sederhana yang dapat digunakan HR sebelum menghitung pembayaran akhir kepada karyawan:

• Pastikan status kerja karyawan, apakah PKWT atau PKWTT.
• Pastikan alasan berakhirnya hubungan kerja.
• Hitung masa kerja secara akurat.
• Periksa gaji pokok dan tunjangan tetap.
• Periksa hak pesangon jika berlaku.
• Periksa hak UPMK jika memenuhi masa kerja dan alasan PHK.
• Periksa uang penggantian hak, termasuk sisa cuti jika ada.
• Periksa uang pisah jika diatur dalam PK, PP, atau PKB.
• Periksa kompensasi PKWT jika karyawan berstatus kontrak.
• Hitung pajak atas pembayaran yang dikenakan PPh.
• Periksa kewajiban karyawan, seperti pinjaman atau aset perusahaan.
• Buat rincian perhitungan tertulis.
• Siapkan bukti pembayaran.
• Simpan seluruh dokumen dalam arsip HR.

Manfaat Menggunakan Aplikasi HR dan Payroll untuk Menghitung Hak Karyawan

Perhitungan hak akhir kerja bisa menjadi rumit jika perusahaan memiliki banyak karyawan, status kerja yang beragam, komponen gaji yang berbeda-beda, dan riwayat kerja yang panjang. Karena itu, aplikasi HR dan payroll dapat membantu perusahaan mengelola data dengan lebih efisien.

1. Data karyawan lebih rapi

Aplikasi HR dapat menyimpan data karyawan secara terpusat, mulai dari status kerja, tanggal masuk, jabatan, gaji, tunjangan, cuti, absensi, hingga riwayat perubahan data.

2. Perhitungan lebih konsisten

Dengan sistem yang rapi, perusahaan dapat menggunakan formula yang konsisten untuk menghitung gaji, potongan, pajak, dan komponen pembayaran akhir.

3. Mengurangi risiko human error

Perhitungan manual rentan salah input, salah rumus, atau salah membaca data masa kerja. Aplikasi dapat membantu mengurangi risiko tersebut, meskipun review manual tetap diperlukan.

4. Memudahkan audit

Jika ada pertanyaan dari karyawan, audit internal, atau pemeriksaan, HR dapat menelusuri data dengan lebih mudah karena dokumen dan riwayat perhitungan tersimpan dalam sistem.

5. Terhubung dengan slip gaji dan laporan payroll

Jika pembayaran akhir dicatat dalam sistem payroll, perusahaan dapat membuat rincian pembayaran yang lebih transparan untuk karyawan dan manajemen.

Kesimpulan

Uang jasa karyawan adalah istilah yang sering digunakan secara umum untuk menyebut kompensasi atau penghargaan atas masa kerja karyawan. Namun, dalam regulasi ketenagakerjaan yang berlaku saat ini, istilah yang lebih tepat digunakan adalah uang pesangon, uang penghargaan masa kerja, uang penggantian hak, uang pisah, dan uang kompensasi PKWT.

Jika yang dimaksud uang jasa adalah penghargaan atas masa kerja saat terjadi PHK, maka istilah yang paling mendekati adalah uang penghargaan masa kerja atau UPMK. Besarannya bergantung pada masa kerja, mulai dari 2 bulan upah untuk masa kerja 3 tahun atau lebih tetapi kurang dari 6 tahun, hingga 10 bulan upah untuk masa kerja 24 tahun atau lebih.

Namun, hak akhir kerja karyawan tidak bisa dihitung hanya dari UPMK. Perusahaan juga perlu memperhatikan pesangon, uang penggantian hak, uang pisah jika berlaku, kompensasi PKWT jika statusnya kontrak, alasan berakhirnya hubungan kerja, dasar upah, serta ketentuan pajak.

Bagi HR dan pemilik bisnis, penggunaan istilah dan perhitungan yang tepat sangat penting untuk menjaga kepatuhan hukum, menghindari sengketa, dan memastikan karyawan menerima haknya secara adil. Dengan administrasi yang rapi, struktur upah yang jelas, serta sistem payroll yang akurat, perusahaan dapat mengelola hak akhir kerja karyawan secara lebih profesional.

Referensi External

• JDIH BPK – UU No. 12 Tahun 1964 tentang Pemutusan Hubungan Kerja di Perusahaan Swasta
• JDIH BPK – UU No. 2 Tahun 2004 tentang Penyelesaian Perselisihan Hubungan Industrial
• JDIH BPK – UU No. 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perppu Cipta Kerja menjadi Undang-Undang
• JDIH BPK – PP No. 35 Tahun 2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan PHK
• JDIH Kemnaker – Ketentuan Pemberian Pesangon Bila Terjadi PHK
• JDIH Kemnaker – Kompensasi Pekerja/Buruh PKWT
• Direktorat Jenderal Pajak – PPh 21 atas Uang Pesangon, Manfaat Pensiun, THT, dan JHT yang Dibayarkan Sekaligus