Peraturan Ketentuan Masa Percobaan Karyawan Baru

Masa percobaan karyawan baru atau probation period adalah salah satu praktik yang sering digunakan perusahaan untuk menilai kecocokan karyawan sebelum hubungan kerja berlanjut secara penuh. Melalui masa percobaan, perusahaan dapat melihat apakah karyawan memiliki kemampuan kerja, kedisiplinan, sikap, dan kecocokan budaya yang sesuai dengan kebutuhan jabatan.

Namun, penerapan masa percobaan tidak boleh dilakukan sembarangan. Perusahaan perlu memahami aturan ketenagakerjaan yang berlaku, terutama mengenai status hubungan kerja, jangka waktu maksimal probation, hak karyawan selama masa percobaan, serta batasan yang tidak boleh dilanggar oleh pemberi kerja.

Jika aturan masa percobaan tidak diterapkan dengan benar, perusahaan dapat menghadapi risiko perselisihan hubungan kerja. Misalnya karena menerapkan probation pada karyawan kontrak, memperpanjang masa percobaan lebih dari ketentuan, membayar upah di bawah upah minimum, atau tidak memberikan kejelasan status setelah masa percobaan selesai.

Artikel ini akan membahas peraturan ketentuan masa percobaan karyawan baru, mulai dari pengertian, dasar hukum, siapa saja yang boleh menjalani probation, hak karyawan, batas waktu, contoh evaluasi, hingga tips bagi HR agar proses masa percobaan berjalan lebih tertib.

Apa Itu Masa Percobaan Karyawan?

Masa percobaan karyawan adalah periode awal dalam hubungan kerja yang digunakan perusahaan untuk menilai kinerja, kemampuan, perilaku, dan kecocokan karyawan baru terhadap posisi yang diberikan. Dalam dunia kerja, masa percobaan sering juga disebut masa probation.

Selama masa ini, karyawan tetap bekerja seperti karyawan lainnya. Mereka menjalankan tugas sesuai jabatan, mengikuti aturan perusahaan, menerima arahan dari atasan, dan mendapatkan evaluasi dari perusahaan.

Bagi perusahaan, probation membantu memastikan keputusan rekrutmen sudah tepat. Bagi karyawan, masa percobaan menjadi kesempatan untuk memahami pekerjaan, budaya perusahaan, target kerja, dan ekspektasi atasan.

Namun, perlu dipahami bahwa masa probation bukan berarti perusahaan bebas memperlakukan karyawan tanpa hak. Karyawan probation tetap memiliki hak sebagai pekerja, termasuk hak atas upah sesuai ketentuan, perlindungan kerja, dan perlakuan yang adil.

Dasar Hukum Masa Percobaan Karyawan di Indonesia

Ketentuan masa percobaan karyawan di Indonesia berkaitan dengan aturan mengenai perjanjian kerja. Secara umum, hubungan kerja dapat dibuat dalam bentuk Perjanjian Kerja Waktu Tertentu atau PKWT dan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu atau PKWTT.

Perusahaan perlu membedakan keduanya karena masa percobaan hanya dapat diterapkan pada hubungan kerja PKWTT atau calon karyawan tetap. Sementara itu, PKWT atau karyawan kontrak tidak boleh mensyaratkan masa percobaan.

Untuk memahami perbedaannya lebih lengkap, HR dapat membaca pembahasan tentang perjanjian kerja, Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, dan Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu.

Masa percobaan dalam PKWTT

Dalam PKWTT, perusahaan dapat mensyaratkan masa percobaan kerja. Namun, jangka waktunya dibatasi paling lama 3 bulan. Artinya, perusahaan tidak dapat menetapkan masa percobaan 4 bulan, 6 bulan, atau lebih panjang dari batas tersebut.

Jika perusahaan menggunakan perjanjian kerja tertulis, klausul masa percobaan sebaiknya dicantumkan secara jelas. Jika perjanjian kerja dibuat secara lisan, ketentuan masa percobaan perlu diberitahukan kepada karyawan dan dicantumkan dalam surat pengangkatan.

Masa percobaan dalam PKWT

Berbeda dengan PKWTT, PKWT tidak dapat mensyaratkan adanya masa percobaan kerja. Jika perusahaan tetap mencantumkan klausul probation dalam kontrak PKWT, maka syarat masa percobaan tersebut batal demi hukum.

Hal ini penting dipahami oleh HR karena masih banyak perusahaan yang keliru menerapkan probation untuk karyawan kontrak. Padahal, karyawan PKWT sudah bekerja berdasarkan jangka waktu tertentu atau pekerjaan tertentu, sehingga tidak boleh lagi dibebani masa percobaan.

Siapa Saja yang Boleh Menjalani Masa Percobaan?

Masa percobaan hanya dapat diterapkan kepada karyawan yang akan dipekerjakan dengan status PKWTT atau karyawan tetap. Dengan kata lain, probation lazim digunakan sebagai tahap awal sebelum perusahaan memutuskan apakah karyawan tersebut akan dilanjutkan sebagai karyawan tetap setelah masa evaluasi selesai.

Jika perusahaan ingin merekrut karyawan kontrak untuk pekerjaan tertentu, maka hubungan kerjanya sebaiknya menggunakan PKWT tanpa masa percobaan. Informasi tentang jenis pekerjaan yang dapat menggunakan PKWT dapat dibaca dalam artikel jenis pekerjaan dan durasi maksimal PKWT.

Dengan memahami batasan ini, perusahaan dapat menghindari kesalahan dalam menyusun perjanjian kerja. Kesalahan status kerja dapat berdampak pada hak karyawan, risiko hukum, dan kewajiban perusahaan di kemudian hari.

Berapa Lama Masa Percobaan Karyawan?

Jangka waktu masa percobaan karyawan baru paling lama adalah 3 bulan. Batas ini berlaku untuk hubungan kerja PKWTT. Selama 3 bulan tersebut, perusahaan dapat melakukan penilaian terhadap kinerja, kedisiplinan, kemampuan teknis, kemampuan komunikasi, dan kecocokan karyawan dengan kebutuhan jabatan.

Perusahaan sebaiknya tidak menunggu hingga akhir bulan ketiga untuk melakukan evaluasi. Evaluasi dapat dilakukan secara bertahap, misalnya pada minggu ke-2, bulan pertama, bulan kedua, dan menjelang akhir bulan ketiga. Dengan cara ini, karyawan memiliki kesempatan untuk memperbaiki performa sebelum keputusan akhir dibuat.

Jika masa percobaan telah selesai, perusahaan perlu memberikan kejelasan status kepada karyawan. Apakah karyawan dinyatakan lulus probation dan dilanjutkan sebagai karyawan tetap, atau hubungan kerja tidak dilanjutkan karena karyawan tidak memenuhi standar yang telah ditentukan.

Apakah Masa Percobaan Karyawan Bisa Diperpanjang?

Masa percobaan karyawan tidak boleh diperpanjang melebihi batas maksimal 3 bulan. Jika perusahaan masih ragu terhadap performa karyawan setelah 3 bulan, perusahaan tetap tidak dapat menambah masa probation menjadi 4 bulan, 5 bulan, atau 6 bulan.

Karena itu, HR dan atasan langsung perlu membuat sistem evaluasi yang terencana sejak awal. Jangan sampai perusahaan baru mulai menilai karyawan ketika masa probation hampir habis, karena hal tersebut dapat membuat keputusan menjadi terburu-buru dan kurang objektif.

Jika perusahaan membutuhkan masa penilaian yang lebih baik, solusinya bukan memperpanjang masa probation, tetapi memperbaiki proses rekrutmen, onboarding, penetapan target, mentoring, dan evaluasi berkala. Untuk pembahasan lebih detail, perusahaan dapat membaca artikel aturan masa percobaan atau probation dalam perjanjian kerja.

Hak Karyawan Selama Masa Percobaan

Karyawan yang sedang menjalani masa probation tetap memiliki hak sebagai pekerja. Status probation tidak menghilangkan kewajiban perusahaan untuk memenuhi hak-hak dasar karyawan sesuai ketentuan ketenagakerjaan dan perjanjian kerja.

1. Hak atas upah yang layak

Selama masa percobaan, perusahaan dilarang membayar upah di bawah upah minimum yang berlaku. Artinya, meskipun karyawan masih dalam masa probation, mereka tetap harus menerima upah sesuai ketentuan minimum yang berlaku di wilayah dan sektor pekerjaannya.

Dalam menentukan upah, perusahaan dapat merujuk pada ketentuan upah minimum, UMR, UMP, dan UMK, serta memahami struktur dan skala upah agar kompensasi lebih adil.

2. Hak atas pembayaran gaji tepat waktu

Karyawan probation tetap berhak menerima gaji sesuai tanggal pembayaran yang disepakati. Perusahaan perlu menghitung gaji secara benar berdasarkan kehadiran, masa kerja, tunjangan tetap, potongan, dan komponen lain yang berlaku.

Jika karyawan masuk di tengah bulan, perusahaan dapat menggunakan metode prorata sesuai kebijakan payroll. Pembahasan terkait dapat dilihat pada artikel cara menghitung gaji karyawan masuk tengah bulan dan cara menghitung gaji prorata pegawai.

3. Hak atas THR jika memenuhi masa kerja

Karyawan probation juga dapat berhak menerima Tunjangan Hari Raya jika sudah memiliki masa kerja minimal 1 bulan secara terus-menerus. Jika masa kerja belum mencapai 12 bulan, THR dihitung secara proporsional.

Hal ini penting diperhatikan oleh HR, terutama jika masa probation berlangsung menjelang hari raya keagamaan. Perusahaan dapat membaca pembahasan tentang aturan THR karyawan, ketentuan pembayaran THR karyawan, dan cara menghitung PPh 21 atas THR prorata.

4. Hak atas perlindungan kerja

Karyawan probation tetap berhak mendapatkan perlindungan kerja. Jika pekerjaan memiliki risiko keselamatan, perusahaan perlu memberikan arahan, alat pelindung diri, pelatihan, dan lingkungan kerja yang aman.

Perusahaan juga perlu memastikan karyawan memahami aturan dasar perusahaan, termasuk jam kerja, cuti, absensi, penggunaan alat kerja, dan SOP pekerjaan.

5. Hak atas waktu kerja dan istirahat

Masa probation tidak membuat perusahaan bebas mengabaikan jam kerja. Karyawan tetap berhak atas pengaturan waktu kerja, waktu istirahat, dan lembur sesuai aturan perusahaan dan ketentuan hukum yang berlaku.

Untuk mengelola aspek ini, perusahaan dapat membaca pembahasan tentang jam kerja, jam istirahat kerja, dan waktu kerja lembur.

Kewajiban Karyawan Selama Masa Percobaan

Selain memiliki hak, karyawan probation juga memiliki kewajiban. Karyawan tetap harus menjalankan pekerjaan sesuai instruksi, menaati peraturan perusahaan, hadir sesuai jadwal, menjaga etika kerja, dan memenuhi target atau standar yang ditetapkan.

1. Mengikuti aturan perusahaan

Karyawan baru perlu memahami peraturan perusahaan sejak awal. Aturan tersebut dapat mencakup jam kerja, absensi, pakaian kerja, penggunaan fasilitas, komunikasi kerja, keamanan data, dan tata tertib di lingkungan perusahaan.

2. Menjalankan tugas sesuai job description

Selama probation, karyawan harus menjalankan tugas sesuai job description yang diberikan. Karena itu, HR dan atasan perlu memastikan job description sudah dijelaskan sejak awal agar karyawan memahami ekspektasi perusahaan.

3. Mencapai target masa percobaan

Jika posisi memiliki target tertentu, perusahaan perlu menyampaikan target tersebut secara jelas. Target dapat berupa output kerja, ketepatan waktu, kualitas pekerjaan, pencapaian penjualan, kemampuan teknis, atau penyelesaian training.

4. Mengikuti evaluasi dan feedback

Masa percobaan sebaiknya menjadi periode pembelajaran dan penilaian. Karyawan perlu terbuka terhadap feedback dari atasan dan menunjukkan perbaikan jika ada hal yang belum sesuai standar.

Apa yang Dinilai Selama Masa Probation?

Perusahaan sebaiknya memiliki indikator penilaian yang jelas selama masa percobaan. Penilaian yang terlalu subjektif dapat menimbulkan ketidakpuasan, terutama jika karyawan merasa tidak pernah diberi arahan atau standar yang jelas.

1. Kemampuan teknis

Kemampuan teknis berkaitan dengan sejauh mana karyawan mampu menjalankan tugas utama dalam jabatannya. Misalnya kemampuan menggunakan software, mengelola data, melayani pelanggan, membuat laporan, mengoperasikan mesin, atau menjalankan proses kerja tertentu.

2. Kualitas pekerjaan

Kualitas pekerjaan dapat dinilai dari ketelitian, akurasi, minimnya kesalahan, kesesuaian dengan SOP, dan kemampuan menghasilkan output sesuai standar perusahaan.

3. Kecepatan adaptasi

Karyawan baru perlu beradaptasi dengan sistem kerja, budaya perusahaan, rekan kerja, atasan, tools, dan ritme pekerjaan. Semakin cepat karyawan memahami lingkungan kerja, semakin mudah mereka menunjukkan performa yang baik.

4. Kedisiplinan

Kedisiplinan mencakup kehadiran, ketepatan waktu, kepatuhan pada jadwal, penyelesaian tugas sesuai deadline, dan kepatuhan pada peraturan perusahaan.

Data kedisiplinan dapat dibantu dengan sistem absensi. Untuk referensi, perusahaan dapat membaca artikel cara menghitung absensi karyawan dan aplikasi absensi karyawan.

5. Sikap kerja dan komunikasi

Perusahaan juga perlu menilai sikap kerja karyawan. Misalnya kemampuan menerima arahan, berkomunikasi dengan rekan kerja, bersikap profesional, menjaga etika, dan menyelesaikan masalah dengan baik.

6. Kecocokan dengan budaya perusahaan

Kecocokan budaya bukan berarti semua karyawan harus memiliki karakter yang sama. Namun, karyawan perlu mampu bekerja sesuai nilai, ritme, dan cara kerja perusahaan. Misalnya kolaboratif, terbuka pada feedback, bertanggung jawab, dan mampu menjaga komunikasi yang sehat.

Contoh Indikator Evaluasi Masa Percobaan Karyawan

Agar penilaian lebih objektif, HR dapat membuat form evaluasi probation. Form ini dapat digunakan oleh atasan langsung untuk menilai perkembangan karyawan selama masa percobaan.

Contoh aspek yang bisa dinilai

• Pemahaman terhadap job description.
• Kemampuan menjalankan tugas utama.
• Kualitas hasil kerja.
• Ketepatan waktu menyelesaikan pekerjaan.
• Kedisiplinan dan kehadiran.
• Kemampuan belajar hal baru.
• Kemampuan menerima feedback.
• Komunikasi dengan atasan dan rekan kerja.
• Kerja sama tim.
• Inisiatif dan tanggung jawab.
• Kepatuhan terhadap SOP dan aturan perusahaan.
• Kecocokan dengan budaya kerja perusahaan.

Jika perusahaan menggunakan KPI, indikator masa percobaan dapat disesuaikan dengan target jabatan. Untuk memahami penyusunan indikator kinerja, HR dapat membaca artikel KPI atau Key Performance Indicator serta penilaian evaluasi kinerja karyawan.

Contoh Timeline Evaluasi Masa Percobaan 3 Bulan

Agar masa probation berjalan efektif, perusahaan sebaiknya menyusun timeline evaluasi sejak awal. Berikut contoh alur yang dapat digunakan HR dan atasan langsung.

Minggu pertama: onboarding dan pengenalan kerja

Pada minggu pertama, fokus utama adalah membantu karyawan memahami perusahaan, tim, aturan kerja, tools, SOP, dan job description. Karyawan juga perlu diperkenalkan kepada atasan, rekan kerja, dan pihak terkait dalam pekerjaannya.

Untuk membantu proses ini, perusahaan dapat menyiapkan program orientasi karyawan baru agar adaptasi berjalan lebih lancar.

Bulan pertama: evaluasi adaptasi

Pada akhir bulan pertama, atasan dapat mengevaluasi bagaimana karyawan memahami pekerjaan, mengikuti aturan, berkomunikasi dengan tim, dan menyelesaikan tugas awal. Jika ada kekurangan, perusahaan sebaiknya memberi feedback yang jelas.

Bulan kedua: evaluasi performa kerja

Memasuki bulan kedua, karyawan seharusnya mulai menunjukkan kemampuan kerja yang lebih stabil. Evaluasi dapat difokuskan pada kualitas output, kecepatan kerja, inisiatif, dan kemampuan menyelesaikan masalah.

Bulan ketiga: keputusan akhir

Menjelang akhir masa percobaan, perusahaan perlu membuat keputusan. Jika karyawan memenuhi standar, perusahaan dapat melanjutkan hubungan kerja sebagai PKWTT. Jika karyawan tidak memenuhi standar, perusahaan perlu menyampaikan keputusan dengan cara yang profesional dan terdokumentasi.

Contoh Form Evaluasi Masa Probation

Berikut contoh format sederhana yang dapat digunakan HR untuk mengevaluasi karyawan selama masa percobaan.

Data karyawan

• Nama karyawan:
• Jabatan:
• Departemen:
• Tanggal mulai kerja:
• Periode evaluasi:
• Nama atasan langsung:

Aspek penilaian

• Pemahaman tugas dan tanggung jawab.
• Kualitas hasil kerja.
• Ketepatan waktu penyelesaian pekerjaan.
• Kemampuan menggunakan tools kerja.
• Kedisiplinan dan kehadiran.
• Komunikasi dan kerja sama tim.
• Inisiatif dan problem solving.
• Kemampuan menerima arahan dan feedback.
• Kepatuhan terhadap SOP.
• Kecocokan dengan budaya perusahaan.

Rekomendasi keputusan

• Lulus masa percobaan dan dilanjutkan sebagai karyawan tetap.
• Tidak lulus masa percobaan dan hubungan kerja tidak dilanjutkan.
• Perlu pembinaan tambahan, tetapi tetap memperhatikan batas maksimal masa percobaan yang berlaku.

Catatan pentingnya, perusahaan tidak boleh menggunakan opsi pembinaan tambahan untuk memperpanjang masa probation melebihi 3 bulan. Jika masa percobaan sudah berakhir, status dan keputusan hubungan kerja harus dibuat secara jelas.

Apakah Karyawan Probation Bisa Tidak Dilanjutkan?

Perusahaan dapat memutuskan untuk tidak melanjutkan hubungan kerja jika karyawan tidak memenuhi standar selama masa percobaan. Namun, keputusan tersebut sebaiknya didasarkan pada evaluasi yang jelas, bukan alasan yang subjektif atau diskriminatif.

HR dan atasan langsung sebaiknya memiliki dokumentasi yang menunjukkan alasan keputusan tersebut. Misalnya hasil evaluasi performa, catatan feedback, ketidaksesuaian kompetensi, pelanggaran aturan, atau kegagalan memenuhi target dasar yang sudah disampaikan sejak awal.

Selain itu, perusahaan tetap perlu membayarkan hak karyawan yang sudah timbul, seperti upah atas pekerjaan yang telah dilakukan dan hak lain sesuai perjanjian kerja serta ketentuan yang berlaku.

Apa yang Harus Dilakukan Jika Karyawan Lulus Probation?

Jika karyawan lulus masa percobaan, perusahaan sebaiknya memberikan kejelasan status secara tertulis. Bentuknya dapat berupa surat pengangkatan karyawan tetap atau pemberitahuan resmi bahwa karyawan telah menyelesaikan masa percobaan dan hubungan kerja dilanjutkan sebagai PKWTT.

Dokumen ini penting untuk administrasi HR. Dengan surat tersebut, karyawan memahami statusnya, sedangkan perusahaan memiliki arsip yang jelas mengenai perubahan status kerja.

Setelah lulus probation, HR juga dapat menjelaskan kembali hak dan kewajiban karyawan, termasuk gaji, tunjangan, fasilitas, cuti, evaluasi kinerja, jenjang karier, dan aturan perusahaan. Untuk memahami aspek hak pekerja secara lebih luas, perusahaan dapat membaca artikel hak dan kewajiban pekerja menurut UU Ketenagakerjaan.

Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Masa Percobaan Karyawan

Dalam praktiknya, banyak perusahaan masih melakukan kesalahan saat menerapkan masa percobaan. Kesalahan ini dapat menimbulkan risiko hukum dan ketidakpuasan karyawan.

1. Menerapkan probation untuk karyawan PKWT

Kesalahan paling umum adalah menerapkan probation pada karyawan kontrak. Padahal, PKWT tidak boleh mensyaratkan masa percobaan. Jika klausul tersebut tetap dicantumkan, maka syarat masa percobaan tersebut batal demi hukum.

2. Memperpanjang masa probation lebih dari 3 bulan

Masa percobaan untuk PKWTT paling lama 3 bulan. Perusahaan tidak boleh memperpanjangnya hanya karena belum sempat melakukan evaluasi atau masih ragu terhadap performa karyawan.

3. Tidak memberikan target yang jelas

Karyawan tidak dapat dinilai secara adil jika sejak awal tidak diberi target atau standar kerja yang jelas. Karena itu, perusahaan perlu menjelaskan ekspektasi pekerjaan sejak hari pertama.

4. Tidak melakukan evaluasi berkala

Jika evaluasi hanya dilakukan di akhir masa probation, karyawan tidak memiliki kesempatan yang cukup untuk memperbaiki performa. Evaluasi sebaiknya dilakukan sejak awal dan disertai feedback yang jelas.

5. Membayar upah di bawah upah minimum

Status probation tidak dapat menjadi alasan untuk membayar karyawan di bawah upah minimum. Karyawan tetap harus menerima upah sesuai ketentuan yang berlaku.

6. Tidak membuat dokumentasi keputusan

Keputusan lulus atau tidak lulus probation sebaiknya terdokumentasi. Tanpa dokumen, perusahaan dapat kesulitan menjelaskan dasar keputusan jika terjadi keberatan dari karyawan.

Tips HR Mengelola Masa Percobaan Karyawan Baru

Agar masa percobaan berjalan efektif, HR perlu menyusun proses yang rapi sejak rekrutmen hingga evaluasi akhir.

1. Jelaskan status kerja sejak awal

Sebelum karyawan mulai bekerja, jelaskan apakah hubungan kerja menggunakan PKWTT dengan masa percobaan atau PKWT tanpa masa percobaan. Jangan menggunakan istilah yang ambigu karena dapat menimbulkan kesalahpahaman.

2. Cantumkan masa percobaan dalam dokumen kerja

Jika perusahaan menerapkan masa percobaan untuk PKWTT, cantumkan jangka waktu dan ketentuannya dalam perjanjian kerja atau surat pengangkatan. Pastikan jangka waktunya tidak melebihi 3 bulan.

3. Buat job description yang jelas

Karyawan baru perlu tahu apa yang harus dikerjakan dan bagaimana kinerjanya akan dinilai. HR dapat membantu atasan menyusun job description yang jelas sebelum karyawan mulai bekerja.

Jika perusahaan sedang membuka lowongan, referensi tentang cara membuat iklan lowongan pekerjaan dapat membantu menarik kandidat yang lebih sesuai.

4. Siapkan onboarding yang terstruktur

Onboarding membantu karyawan baru memahami perusahaan lebih cepat. Program ini dapat mencakup pengenalan perusahaan, peraturan kerja, SOP, tools, struktur tim, dan target masa percobaan.

5. Berikan feedback secara berkala

Feedback sebaiknya tidak menunggu akhir probation. Atasan dapat memberikan feedback mingguan atau bulanan agar karyawan tahu apa yang perlu dipertahankan dan apa yang harus diperbaiki.

6. Gunakan form evaluasi yang objektif

Form evaluasi membantu penilaian lebih terukur. HR dapat membuat form dengan skala nilai dan kolom catatan agar atasan tidak hanya memberikan penilaian umum seperti “baik” atau “kurang cocok”.

7. Dokumentasikan seluruh proses

Simpan dokumen perjanjian kerja, job description, hasil evaluasi, catatan feedback, absensi, dan keputusan akhir. Dokumentasi ini penting untuk administrasi HR dan mitigasi risiko perselisihan.

8. Gunakan sistem HRIS jika jumlah karyawan banyak

Jika perusahaan memiliki banyak karyawan, pengelolaan masa probation secara manual dapat menyulitkan HR. Sistem HRIS dapat membantu menyimpan data karyawan, mengingatkan masa probation yang akan berakhir, mencatat evaluasi, dan menghubungkan data dengan absensi atau payroll.

Perusahaan dapat membaca pembahasan tentang pengertian HRIS, software HRD gratis, dan software payroll sesuai sistem penggajian Indonesia sebagai referensi awal.

Contoh Klausul Masa Percobaan dalam Perjanjian Kerja

Berikut contoh sederhana klausul masa percobaan yang dapat dijadikan referensi awal. Perusahaan tetap perlu menyesuaikannya dengan kebijakan internal dan berkonsultasi dengan pihak legal jika diperlukan.

Contoh klausul probation

“Pekerja menjalani masa percobaan kerja selama 3 bulan terhitung sejak tanggal mulai bekerja. Selama masa percobaan, perusahaan akan melakukan evaluasi terhadap kinerja, kedisiplinan, kemampuan kerja, dan kecocokan pekerja dengan jabatan. Apabila pekerja dinyatakan memenuhi standar perusahaan, hubungan kerja akan dilanjutkan sebagai Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu. Selama masa percobaan, pekerja tetap berhak atas upah dan hak lainnya sesuai ketentuan yang berlaku.”

Klausul tersebut sebaiknya tidak digunakan untuk PKWT. Jika perusahaan merekrut karyawan kontrak, cukup gunakan perjanjian kerja sesuai ketentuan PKWT tanpa mensyaratkan masa percobaan.

Contoh Surat Lulus Masa Percobaan

Jika karyawan dinyatakan lulus probation, perusahaan dapat menyiapkan surat pengangkatan atau surat pemberitahuan lulus masa percobaan. Isi surat dapat mencakup nama karyawan, jabatan, tanggal mulai kerja, tanggal selesai probation, status kerja setelah probation, dan tanda tangan pihak berwenang.

Informasi yang sebaiknya ada dalam surat

• Nomor surat.
• Nama dan identitas karyawan.
• Jabatan dan departemen.
• Tanggal mulai bekerja.
• Tanggal berakhirnya masa percobaan.
• Pernyataan bahwa karyawan lulus masa percobaan.
• Status hubungan kerja setelah masa percobaan.
• Ketentuan hak dan kewajiban yang berlaku.
• Tanda tangan perusahaan dan karyawan jika diperlukan.

Dokumen ini penting agar status kerja karyawan jelas dan tidak menimbulkan pertanyaan di kemudian hari.

Hubungan Masa Percobaan dengan Cuti, Absensi, dan Payroll

Masa percobaan tidak berdiri sendiri dalam administrasi HR. Data probation perlu terhubung dengan data cuti, absensi, payroll, dan status karyawan.

1. Absensi selama masa percobaan

Absensi menjadi salah satu indikator kedisiplinan karyawan baru. Jika karyawan sering terlambat atau tidak masuk tanpa keterangan selama masa probation, hal tersebut dapat menjadi bahan evaluasi.

2. Cuti selama masa percobaan

Ketentuan cuti selama masa probation perlu mengikuti aturan perusahaan dan ketentuan ketenagakerjaan. Untuk cuti tahunan, umumnya hak cuti diberikan setelah karyawan bekerja selama 12 bulan secara terus-menerus, kecuali perusahaan memiliki kebijakan yang lebih baik.

Pembahasan tentang cuti dapat dilihat pada artikel ketentuan cuti tahunan karyawan tetap dan kontrak dan cara kerja sistem aplikasi cuti online karyawan.

3. Payroll selama masa percobaan

Payroll karyawan probation tetap harus diproses sesuai data gaji, kehadiran, pajak, BPJS, dan komponen lain yang berlaku. HR dan finance perlu memastikan status probation tidak membuat penghitungan gaji menjadi keliru.

Peran Atasan Langsung dalam Masa Percobaan

HR memang berperan dalam administrasi probation, tetapi evaluasi harian biasanya dilakukan oleh atasan langsung. Karena itu, atasan perlu memahami tanggung jawabnya selama masa percobaan.

1. Memberikan arahan kerja

Atasan harus menjelaskan tugas, target, prioritas, dan standar kerja kepada karyawan baru. Arahan yang jelas membantu karyawan memahami apa yang diharapkan perusahaan.

2. Mengamati performa secara konsisten

Atasan perlu mengamati performa karyawan secara konsisten, bukan hanya berdasarkan satu kejadian. Penilaian yang adil perlu melihat pola kerja selama masa probation.

3. Memberikan feedback yang dapat ditindaklanjuti

Feedback yang baik harus jelas dan dapat dilakukan. Misalnya bukan hanya mengatakan “kurang teliti”, tetapi menjelaskan bagian mana yang perlu diperbaiki dan bagaimana standar yang diharapkan.

4. Memberikan rekomendasi kepada HR

Menjelang akhir masa percobaan, atasan perlu memberikan rekomendasi kepada HR. Rekomendasi tersebut sebaiknya didukung data evaluasi, bukan hanya pendapat umum.

Jika Karyawan Tidak Lulus Masa Percobaan, Apa yang Perlu Dilakukan?

Jika karyawan tidak lulus masa percobaan, perusahaan perlu menyampaikan keputusan secara profesional. HR sebaiknya menyiapkan dokumen pemberitahuan dan memastikan seluruh hak karyawan yang sudah timbul dibayarkan.

Beberapa langkah yang perlu dilakukan antara lain:

• Memastikan evaluasi sudah dilakukan sebelum masa percobaan berakhir.
• Menyiapkan alasan keputusan berdasarkan hasil evaluasi.
• Menyampaikan keputusan kepada karyawan secara sopan dan jelas.
• Membayarkan upah dan hak lain yang masih harus diterima karyawan.
• Menarik kembali aset perusahaan jika ada.
• Menyimpan dokumen evaluasi dan administrasi akhir kerja.

Jika keputusan berkaitan dengan pelanggaran disiplin, perusahaan perlu mengikuti prosedur internal yang berlaku. Referensi terkait dapat dibaca pada artikel cara membuat surat peringatan karyawan.

Checklist Masa Percobaan untuk HR

Berikut checklist sederhana yang dapat digunakan HR dalam mengelola masa percobaan karyawan baru.

• Pastikan status hubungan kerja adalah PKWTT jika ingin menerapkan probation.
• Jangan mencantumkan masa percobaan dalam PKWT.
• Cantumkan masa percobaan secara tertulis dengan durasi maksimal 3 bulan.
• Pastikan upah tidak di bawah upah minimum yang berlaku.
• Siapkan job description sebelum karyawan mulai bekerja.
• Lakukan orientasi karyawan baru pada awal masa kerja.
• Tentukan indikator evaluasi probation.
• Berikan feedback berkala selama masa percobaan.
• Catat absensi, performa, dan hasil evaluasi.
• Ingatkan atasan sebelum masa probation berakhir.
• Buat keputusan sebelum atau pada akhir masa percobaan.
• Berikan surat pengangkatan jika karyawan lulus.
• Berikan pemberitahuan profesional jika hubungan kerja tidak dilanjutkan.
• Simpan seluruh dokumen administrasi probation.

Manfaat Mengelola Masa Percobaan dengan Sistem HR

Jika perusahaan memiliki banyak karyawan baru, pengelolaan probation secara manual dapat menimbulkan risiko. Misalnya HR lupa tanggal akhir probation, evaluasi tidak terdokumentasi, atau atasan terlambat memberikan keputusan.

Dengan sistem HR atau HRIS, perusahaan dapat mengelola data probation lebih rapi. Sistem dapat membantu mencatat tanggal mulai kerja, tanggal akhir probation, status evaluasi, dokumen perjanjian kerja, absensi, payroll, dan hasil review karyawan.

1. Reminder masa probation

Sistem dapat membantu HR memberi pengingat sebelum masa probation berakhir. Dengan begitu, atasan memiliki waktu untuk melakukan evaluasi dan membuat keputusan.

2. Data evaluasi lebih rapi

Form evaluasi dapat disimpan secara digital sehingga mudah dicari kembali saat dibutuhkan. Hal ini membantu proses audit dan dokumentasi HR.

3. Terhubung dengan absensi dan payroll

Data probation yang terhubung dengan absensi dan payroll membantu HR melihat kedisiplinan karyawan sekaligus memastikan penggajian berjalan sesuai status karyawan.

4. Mengurangi risiko administrasi terlewat

Sistem HR membantu mengurangi risiko lupa update status karyawan, terlambat membuat surat pengangkatan, atau tidak menyimpan dokumen evaluasi dengan baik.

Kesimpulan

Masa percobaan karyawan baru adalah periode yang dapat digunakan perusahaan untuk menilai kecocokan karyawan sebelum hubungan kerja PKWTT berlanjut secara penuh. Namun, penerapannya harus sesuai aturan ketenagakerjaan.

Perusahaan hanya dapat menerapkan masa percobaan untuk PKWTT dengan jangka waktu paling lama 3 bulan. Masa percobaan tidak boleh diterapkan pada PKWT. Jika klausul probation dicantumkan dalam PKWT, syarat tersebut batal demi hukum.

Selama masa percobaan, karyawan tetap memiliki hak sebagai pekerja. Perusahaan tidak boleh membayar upah di bawah upah minimum, tetap perlu memperhatikan hak atas THR jika syarat masa kerja terpenuhi, serta wajib mengelola waktu kerja, absensi, dan payroll secara benar.

Agar masa probation berjalan efektif, HR perlu menyiapkan perjanjian kerja yang jelas, job description, onboarding, indikator evaluasi, feedback berkala, dokumentasi performa, serta keputusan tertulis saat masa percobaan berakhir.

Dengan pengelolaan probation yang tepat, perusahaan dapat mengambil keputusan rekrutmen secara lebih objektif, mengurangi risiko salah hire, dan membantu karyawan baru beradaptasi lebih baik sejak awal bekerja.

Referensi External

• JDIH BPK – UU No. 6 Tahun 2023 tentang Penetapan Perppu Cipta Kerja menjadi Undang-Undang
• JDIH BPK – UU No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan
• JDIH BPK – PP No. 35 Tahun 2021 tentang PKWT, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan PHK
• JDIH BPK – PP No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan
• JDIH Kemnaker – Permenaker No. 6 Tahun 2016 tentang THR Keagamaan