Beberapa Fungsi HR yang Dapat Digantikan oleh HRIS System

Berikut ini adalah beberapa fungsi HR yang dapat digantikan oleh HRIS System / Human Resource Information System akan diulas oleh bloghrd.com.

Sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu elemen yang paling krusial di dalam suatu perusahaan.

Sebab, sedikit banyaknya SDM memengaruhi kesuksesan dan tumbuh kembang perusahaan.

Oleh karena itu, pengelolaan SDM yang baik dan benar oleh departemen HR (Human Resource) merupakan hal yang patut diperhatikan.

Hal ini berkaitan erat dengan perekrutan karyawan.

Perekrutan karyawan secara garis besar dapat didefinisikan sebagai proses pencarian dan penarikan sejumlah orang untuk mengisi posisi tertentu, yang dinilai sesuai dengan visi dan misi perusahaan.

Dari pengertian tersebut sudah jelas bahwa perekrutan ini memiliki peran yang penting.

Bagi perusahaan, sumber daya manusia yang berkualitas merupakan kunci keberhasilan.

Penting bagi pihak HR untuk melakukan proses perekrutan dengan cermat dan tidak asal. Calon karyawan yang diseleksi haruslah sejalan dengan visi dan misi perusahaan.

Tidak dapat dipungkiri bahwa meski difasilitasi oleh perangkat yang canggih, jika SDM yang dimiliki perusahaan tidak berkualitas, maka perusahaan tetap akan sulit untuk maju dan cenderung tertinggal dibandingkan perusahaan yang memiliki SDM lebih berkualitas.

Namun, alangkah baiknya apabila SDM yang berkualitas ini didukung dan dikelola dengan baik.

Jika dikelola dengan tepat, seluruh jajaran perusahaan termasuk karyawan, akan menjadi semakin berkembang, kompeten, dan disiplin.

Hal ini nantinya berdampak baik bagi perusahaan sendiri.

Untuk mempermudah pihak HR dalam mengelola SDM di perusahaan, terciptalah perangkat yang disebut Human Resource Information System (HRIS).

Mengenal Human Resource Information System dan Perananannya

Mengenal Human Resource Information System dan Perananannya

Pada dasarnya, mengelola SDM atau segala hal yang berkaitan dengan SDM termasuk absensi, penggajian, rekapitulasi, pelacakan, pembayaran pajak, rekrutmen, dan lain-lain secara manual dinilai mulai tidak efektif dan efisien lagi.

Ini merupakan satu dari sekian alasan mengapa pihak HR perlu beralih menggunakan aplikasi HRIS.

Human Resource Information System (HRIS) merupakan suatu aplikasi atau perangkat lunak yang bertujuan untuk mempermudah pengelolaan manajemen dan administrasi SDM.

BACA JUGA :  Penjelasan Peraturan THR Tunjangan Hari Raya Lengkap

HRIS akan menyediakan berbagai informasi terkait SDM yang diperlukan oleh perusahaan.

Fitur-fitur dalam HRIS tidak hanya dapat diterapkan pada divisi HR saja, melainkan juga bermanfaat bagi divisi keuangan dan manajemen.

Semakin besar suatu perusahaan, maka semakin besar pula tanggung jawab perusahaan itu dalam mengelola data karyawan Nah, HRIS dalam perannya, akan membantu mewujudkan hal tersebut dengan jauh lebih praktis.

Keunggulan Aplikasi Human Resource Information System

Beberapa Fungsi HR yang Dapat Digantikan oleh HRIS System

Aplikasi HRIS menawarkan solusi-solusi cerdas yang dapat mempermudah sejumlah tugas yang ada di perusahaan.

Adapun beberapa keunggulan yang ditawarkan oleh HRIS adalah sebagai berikut.

Dapat menyimpan data dengan aman 

Data karyawan merupakan aset yang sangat berharga dan harus dijaga dengan baik.

Menggunakan HRIS, data karyawan dapat disimpan menggunakan sistem berbasis online, yang dianggap jauh lebih aman dibanding secara manual.

Jika membutuhkan data karyawan dalam situasi mendesak untuk mengurus keperluan kantor, misalnya menghitung pajak karyawan, maka pihak HRD hanya perlu mengakses aplikasi saja.

Data seluruh karyawan sudah tersedia di sana.

Tidak perlu repot mencari-cari data dari kumpulan arsip, karena hal itu bakal memakan waktu dan tidak efisien.

Belum lagi jika data tersebut hilang. Aplikasi HRIS juga dapat membantu menghindari pencurian data, sebab hanya orang berkepentingan yang diberi akses data tersebut.

Dapat meminimalisir kesalahan

HRIS dapat membantu meminimalisir terjadinya human error atau kesalahan.

Terkadang, meski sudah merasa melakukan sesuatu dengan sebaik-baiknya, ada saja kesalahan yang dengan sengaja atau tanpa sengaja dilakukan.

Dalam hal ini, bukan mustahil jika pihak HR melakukan kesalahan perihal penginputan data, perhitungan gaji, perhitungan cuti, perhitungan pajak, dan lain sebagainya.

Kesalahan yang dilakukan bisa jadi berakibat fatal dan merugikan perusahaan, yang pastinya harus dihindari sebisa mungkin.

Dengan aplikasi HRIS, kekeliruan seperti itu akan otomatis berkurang.

Dapat membantu memantau performa karyawan

Perkembangan karyawan, baik yang lambat maupun pesat, di perusahaan tentunya harus dipantau oleh perusahaan.

Untuk mengukur penilaian mereka, dibutuhkan Key Performance Indicator yang sebelumnya ditetapkan dalam HRIS. Dengan adanya pengukuran ini, kinerja karyawan dapat terkontrol.

Apa saja fungsi HR yang dapat digantikan oleh HRIS?

Seperti yang sudah disebutkan di atas, HRIS merupakan aplikasi yang dapat membantu HR dalam mengelola urusan administrasi karyawan, termasuk perekrutan karyawan, pencatatan kehadiran (absensi), penggajian, dan laporan cuti.

BACA JUGA :  Bingung Pilih Aplikasi HRD Terbaik? Catat, Harus Ada 8 Fitur Ini

Membantu Proses Perekrutan Karyawan

Jika dilihat sekilas, proses perekrutan karyawan tampaknya mudah, tapi nyatanya cukup sulit.

Perekrutan karyawan tidak boleh dilakukan secara serampangan atau asal.

Pasalnya, ini menyangkut sumber daya manusia yang nantinya berperan penting dalam tumbuh kembang perusahaan.

Oleh karena itu, HR harus berhati-hati dalam menyeleksi calon kandidat karyawan.

Proses perekrutan karyawan secara manual sangat rumit dan memakan waktu yang lama.

Hal itu dikarenakan pihak HR harus menghadapi ratusan atau bahkan ribuan CV dan surat lamaran dari pelamar, baik yang berbentuk hardcopy maupun softcopy.

Selanjutnya, pihak HR akan meninjau data calon karyawan satu per satu dan mengkategorikan lamaran berdasarkan posisi yang dituju.

Dengan hadirnya HRIS, proses perekrutan karyawan akan menjadi lebih mudah dan efisien.

Data calon karyawan yang mendekati kriteria akan mudah dilacak dan penyeleksian pun dilakukan secara otomatis.

Pihak HR tidak perlu repot-repot melakukan skrining CV satu per satu.

Membantu Pencatatan Kehadiran Karyawan (Absensi) 

Selain penggajian, pencatatan kehadiran karyawan atau absensi juga tidak kalah penting.

Dari absensi inilah pihak HR dapat memantau apakah seorang karyawan masuk kantor atau tidak atau apakah dia datang terlambat atau tidak.

Jika dengan manual, proses pencatatan kehadiran ini tentu akan sangat menyita waktu karena berlangsung setiap hari.

Apalagi jika perusahaan tersebut menerapkan denda bagi yang datang terlambat atau ingin memberikan tunjangan kepada karyawan setiap bulannya, absensi memegang peranan kunci.

Dengan aplikasi HRIS, pencatatan kehadiran karyawan serta rekapitulasinya akan lebih otomatis dan mudah dilakukan.

Hal ini didukung dengan semakin beragamnya sistem absensi yang ada di Indonesia, dari mulai yang menggunakan sidik jari, telapak tangan, wajah, hingga selfie sekalipun.

Membantu Penggajian

 Penggajian merupakan salah satu masalah yang sangat krusial dan sensitif dalam sebuah perusahaan karena menyangkut uang serta hak yang diterima oleh karyawan.

Penghitungan gaji pokok, pajak, tunjangan, iuran dan potongan bulanan, serta hal-hal lain yang terkait penggajian haruslah dilakukan dengan cermat dan hati-hati.

Apabila dihitung secara manual, tingkat kesalahan atau human error yang terjadi cenderung akan lebih tinggi dibandingkan menggunakan aplikasi.

BACA JUGA :  Pertahankan Loyalitas Pegawai Dengan Employer Branding

Kesalahan penghitungan ini sendiri berdampak negatif bagi perusahaan.

Pasalnya, perusahaan akan dianggap lalai dalam memenuhi hak-hak karyawan.

Umumnya, perusahaan membayarkan gaji karyawannya pada tanggal tertentu, sesuai dengan kesepakatan dalam perjanjian kerja.

Gaji karyawan tidak boleh dibayarkan terlambat, sebab hal tersebut dapat berdampak pada performa karyawan ke depannya.

Perusahaan juga akan dikenakan sanksi jika hal itu terjadi. Menjelang gajian, biasanya divisi HR dan keuangan akan lembur untuk memastikan tidak ada masalah apa pun soal penggajian.

Selain itu, pihak HR pun wajib mempersiapkan slip gaji bagi karyawan, seperti yang tercantum dalam Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003, tentang Ketenagakerjaan.

Untuk menangani semua urusan penggajian serta menghindari kesalahan-kesalahan yang terjadi, diperlukan aplikasi HRIS.

HRIS dapat membantu perusahaan menghitung gaji karyawan beserta tunjangan dan potongannya dengan sistem online.

Penghitungan melalui HRIS cenderung lebih akurat dan tidak memakan waktu lama seperti dengan cara manual.

Dengan begitu, tugas HR pun menjadi ringan dan sangat terbantu.

Membantu Pengajuan Cuti

Tidak bisa dipungkiri, semua karyawan pasti membutuhkan cuti jika dilanda kejenuhan akibat melakukan pekerjaan yang berulang tanpa henti setiap harinya.

Dahulu proses pengajuan cuti agak merepotkan karena karyawan diminta mengisi lembaran kertas yang berisi keperluan cuti dan keterangan mengenai kapan cuti tersebut ingin diambil.

Selain itu, karyawan juga harus meminta tanda tangan atasan sebagai persetujuan.

Namun, HRIS menawarkan solusi yang praktis bagi karyawan.

Karyawan dapat mengajukan cuti atau izin melalui sistem online. Pengajuan tersebut dapat dilakukan di mana dan kapan saja asalkan tersambung jaringan internet.

Tak perlu tanda tangan, pihak atasan ataupun manajer dapat memberikan approve atau izinnya langsung melalui software tersebut. Sistem tersebut terintegrasi dengan sisa cuti serta perhitungan gaji karyawan.

Itulah beberapa tugas HR yang dapat digantikan oleh HRIS.

Mengingat besarnya manfaat yang diperoleh dari HRIS, kini banyak perusahaan yang beralih dari cara manual ke aplikasi tersebut.

HRIS juga dianggap sebagai solusi cerdas untuk mengelola urusan administrasi perusahaan dan sumber daya manusia agar produktivitas perusahaan semakin meningkat.

Selain itu, HRIS dapat menumbuhkan komunikasi di antara karyawan dan pihak HR, serta mengurangi konflik yang timbul akibat terjadinya kekeliruan dalam tata kelola administrasi karyawan.

Bagaimana, apakah perusahaan Anda sudah menggunakan HRIS?


Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *